برنامه مدیریت نحوه اداره یک سازمان یا کسب و کار را شرح می دهد.

نوشتن یک برنامه مدیریت به شما این امکان را می دهد که ساختار مدیریتی و عملیات خود را رسمی کنید. همچنین تضمین می کند که همه در یک صفحه هستند و اهداف شما محقق می شوند. شما به راحتی می توانید با چند مرحله ساده که در این مقاله آموزشی بیزینس کوچینگ گفته شده برنامه مدیریت خود را بنویسید.

بخش اول : شروع برنامه مدیریتی

نیاز به یک برنامه مدیریتی را تعیین کنید

برنامه مدیریت به منظور رسمی کردن رویه‌ها و خط ‌مشی‌های حیاتی برای سازمان شما و مسئولیت‌ها و اختیارات همه کسانی است که در اجرای آن دخیل هستند.

بدون برنامه، عملیات شما ممکن است ناسازگار باشد، مسئولیت ها ممکن است نامشخص باشد، و سازمان ممکن است برای رویدادهای خاص آماده نباشد.

یک برنامه مدیریتی به همه افراد در سازمان این امکان را می دهد که به وضوح جایگاه خود را ببینند، از جمله اینکه به چه کسی گزارش می دهند، چه کسی به آنها گزارش می دهد، و مسئولیت های موقعیت خود را درک میکنند.

تعریف نقش ها همچنین با مشخص کردن اینکه چه کسی مقصر است که چیزی اتفاق افتاده یا نیفتاده، مسئولیت پذیری ایجاد می کند.

طرح خود را مشخص کنید

برنامه مدیریتی شما باید شامل تعدادی از عناصر کلیدی باشد. یک طرح کلی ساده، شاید روی تخته سفید یا پردازشگر ایجاد کنید، که بخش‌های برنامه مدیریتی شما را نشان می‌دهد تا شما و تیمتان بتوانید در میان آنها حرکت کنید. طرح شما باید شامل بخش های زیر باشد:

بخشی که جزئیات اعضای مدیریت و مسئولیت ها و اختیارات آنها را نشان می دهد.

برنامه مدیریت
برنامه مدیریت

نموداری از بخش که به جزئیات تعاملات بین و مسئولیت های هر سطح از سازمان می پردازد.

بخشی که جنبه های مختلف مدیریت سازمان شما و خط مشی ها و رویه های آن مدیریت را توضیح می دهد.

برنامه ای برای به روز رسانی، ارتقاء و رشد مدیریت

ساختار مدیریتی خود را شرح دهید

هر سازمان یا کسب و کار دارای ساختار مدیریتی متفاوتی است. در ابتدای برنامه، ساختار مدیریتی خود را به وضوح با کلمات یا نمودارها ترسیم کنید. مشخص کنید چه کسی تصمیمات نهایی را می گیرد، خواه مدیریت باشد، هیئت مدیره یا یک نفر. تصمیم گیرندگان و مشاوران خارجی و داخلی را مشخص کنید. در صورت لزوم، نحوه تخصیص تصمیم گیری به سطوح مختلف سلسله مراتب را توضیح دهید.

جنبه های مختلف سازمان خود را که تحت برنامه مدیریت می شوند فهرست کنید.

تمام فرآیندها و عملکردهایی که به عنوان بخشی از برنامه مدیریت می شوند را به دسته ها تقسیم کنید. این دسته‌ها ممکن است بخش‌های مختلف در یک کسب‌وکار بزرگ یا فرآیندهای تجاری در یک کسب‌وکار کوچک باشند. جنبه های رایج عملیات ممکن است شامل مدیریت کارکنان، نظارت بر امور مالی، کنترل موجودی یا منابع، بازاریابی یا روابط عمومی و عملیاتی (مانند تولید یا فروش) باشد. جنبه های مختلف سازمان خود را تقسیم کنید تا بتوانید نقش ها و رویه های مدیریتی را برای هر کدام تعریف کنید.

بخش دوم : تشریح مالکیت و مدیریت

توجه داشته باشید که چه نوع سیاست‌های مالکیتی وجود دارد.

مالکیت شرکت خود را به صورت واضح توصیف کنید. باید تشخیص دهید که یک سازمان دولتی، خصوصی یا غیرانتفاعی است. علاوه بر این، اگر چندین مالک یا سرمایه گذار وجود دارد، ممکن است لازم باشد نحوه توزیع اختیارات، مسئولیت و سهام را مشخص کنید. به عنوان مثال، مالکیت ممکن است در یک قرارداد مشارکت یا با دارندگان سهام در شرکت تقسیم شود.

اعضای هیئت مدیره خود را نام ببرید.

اگر کسب و کار شما دارای هیئت مدیره است، باید اعضای آن را به وضوح شناسایی کنید. خلاصه ای کوتاه از قابلیت های رهبری، تجربیات گذشته، نقاط قوت و ضعف آنها بنویسید. کسب و کارهای خصوصی کوچک احتمالاً هیئت مدیره نخواهند داشت. اگر تابلو ندارید نیازی به وارد کردن این بخش ندارید.

یک کپی از سیاست های هیئت مدیره، از جمله خط مشی های انتخاباتی، مدت دوره، مسئولیت، اختیارات، و حل تعارض را درج کنید. این اطلاعات باید قبلاً در قرارداد عملیاتی یا سایر اسناد تأسیسی ذکر شده باشد.

اعضای کلیدی مدیریت را معرفی کنید.

صلاحیت و تجربه هر یک از اعضا را ارائه دهید. علاوه بر صاحبان و اعضای هیئت مدیره شما، این ممکن است شامل سرمایه گذاران، مدیران اجرایی، مدیران، کارمندان و کارکنان مهم و کارآفرینان باشد. پیشینه این اعضا را به همراه ویژگی های آنها و اینکه چگونه هر کدام به موفقیت کسب و کار کمک می کنند، ترسیم کنید.

نقاط قوت هر فرد در تیم مدیریت را ارائه دهید.

توضیح دهید که چگونه این ویژگی ها برای موقعیت هایی که هر مدیر دارد ارزشمند است. شامل ویژگی هایی مانند مهارت های انگیزشی، استعدادهای مالی و مهارت تجاری باشد.

پست ها و وظایف گذشته هر یک از اعضا را که در مورد تعهدات مدیریت فعلی آنها اعمال می شود، فهرست کنید. توضیح دهید که چگونه این تعهدات مهارت های کاربردی را برجسته می کند و موقعیت های مدیریتی را تقویت می کند.

تمام سوابق تحصیلی مرتبط را برای هر یک از مدیران برجسته کنید. توضیح دهید که آموزش آنها چه سودی برای شرکت خواهد داشت. فقط تحصیلات مرتبط با موقعیت هایی که در حال حاضر دارند را شامل شود.

فرآیند استخدام را شرح دهید.

توضیح دهید که بر چه اساس کارمندان جدید استخدام خواهند شد. ذکر کنید که چه نوع صلاحیت ها و تجربه ای برای هر نقش مورد نیاز است. این امر به ویژه در صورتی مهم است که هنوز هیچ مدیری را استخدام نکرده اید. شامل فرآیند آموزش و هر برنامه تشویقی یا پاداشی که اجرا کرده اید. شرح برنامه مزایای شرکت نیز می تواند اضافه شود.

هر مشاور یا مشاور خارجی را که قرار است استخدام کنید نام ببرید.

اینها افرادی هستند که می توانید برای بازاریابی، مشاوره پرسنل و دانش مالی با آنها تماس بگیرید. به عنوان مثال، کسب و کار شما ممکن است قصد استخدام این افراد را داشته باشد:

وکلا

حسابداران

کارگزاران بیمه

توانایی های تیم مدیریت خود را خلاصه کنید.

خلاصه کوتاهی از اینکه چرا این تیم موفق است بنویسید. در پایان برنامه مدیریت، باید به طور خاص بیان کنید که چرا این تیم موفقیت کسب و کار را تضمین می کند. به وضوح مشخص کنید که چگونه این ترکیب از مدیران در این مدل تجاری خاص به کسب و کار شما در سال های آینده کمک می کند. این باید تمام نقاط مختلف برنامه شما را به هم گره بزند.

به عنوان مثال، “تیم ما، با مجموعه ای از مهارت های متنوع، دارای چهل سال تجربه در این زمینه است. با ساختار دموکراتیک هماهنگ ما، آنها می توانند به طور موثر با هم کار کنند تا نتایج حاصل شود. با این تیم، ما مطمئن هستیم که کسب و کار ما دو سال دیگر به سوددهی فوق العادی ای میرسد.”

روابط بین مدیریت، مالکیت و کارکنان را شرح دهید.

یک جنبه کلیدی از عملیات مدیریتی شما، تعامل بین سطوح مدیریتی و بین مدیریت/مالکان و کارکنان خواهد بود. اختیارات، مسئولیت ها و نقش های هر سطح را برای هر جنبه از عملیات مشخص کنید. شامل فرآیندهایی برای تصمیم گیری و همکاری مشترک، همراه با هر گونه جلسات یا خطوط ارتباطی مورد نیاز است. با هر سطح کار کنید تا مطمئن شوید که همه هنگام حل اختلافات و تقسیم قدرت در یک ترازو هستند.

بخش سوم : نوشتن خط مشی ها و رویه ها

نیاز خود را به سیاست های مکتوب در نظر بگیرید.

خط مشی های مکتوب به منظور رسمی کردن عملیات در سراسر یک سازمان بزرگ خدمت می کنند. آنها یکپارچگی ایجاد می کنند و مطمئن می شوند که همه فرآیندها به خوبی اجرا می شوند. با این حال، یک کسب و کار یا سازمان بسیار کوچک ممکن است نیازی به چنین مجموعه ای از سیاست ها نداشته باشد. در واقع، تعریف آنها به این شکل ممکن است همکاری را محدود کند و کار را برای یک گروه کوچک کُند کند. قبل از اینکه برای تعیین خط مشی ها وقت بگذارید، به اندازه و نیازهای سازمان خود فکر کنید.

گروهی از اعضای مدیریت مرتبط و کارمندان را جمع آوری کنید.

برای هر جنبه از عملیات در نظر گرفته شده، گروهی از مدیریت و کارمندانی را که مستقیماً تحت تأثیر آن فرآیند یا منطقه هستند یا مسئول آن هستند، جمع آوری کنید. روی تعریف خط ‌مشی‌ها و رویه‌ها برای آن منطقه با گروه کار کنید، ورودی‌ها را دریافت کنید و جزئیات را در حین انجام تأیید کنید. این اجازه می دهد تا برنامه در عملیات واقعی مستقر شود و به کارکنان شما احساس مالکیت در برنامه را می دهد.

خط‌مشی‌ها و رویه‌ها را برای هر جنبه از کسب‌وکار بنویسید.

اینها با هم استفاده خواهند شد تا به مدیریت و کارمندان بگویید که چگونه بخش خاصی از سازمان را اداره کنند. خط ‌مشی‌ها، فلسفه و قوانین سازمان شما، برای پیشبرد اهداف شما و وفادار نگه داشتن عملیات شما با اصول سازمان طراحی شده‌اند. این سیاست‌ها از طریق رویه‌های شما بیان می‌شوند، که روش‌های خاصی برای نحوه انجام کارها هستند.

بررسی کنید که سیاست ها با فرهنگ و فلسفه شما مطابقت دارند.

خط ‌مشی‌های شما، و در نتیجه رویه‌های شما، باید مطابق با فلسفه‌ها و اهداف کلی شما طراحی شوند. هر کدام را که ایجاد کرده اید بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه آنها در یک هدف با هم کار می کنند. اگر به نظر می رسد برخی مناسب نیستند یا رویه های مشکوک پیدا می کنید، آنها را اصلاح کنید تا با ماموریت شما مطابقت بیشتری داشته باشند.

بخش چهارم : بازنگری برنامه شما

طرح خود را با دقت تصحیح کنید.

شما می خواهید برنامه مدیریتی شما حرفه ای به نظر برسد. باید عاری از اشتباهات املایی و نگارشی و همچنین هرگونه غلط املایی باشد. باید روی کاغذ سفید بدون چروک و بدون لکه چاپ شود.

برنامه خود را برای وضوح بیشتر قالب بندی کنید.

قالب بندی برنامه مدیریت باید مانند بقیه پیشنهادات تجاری شما باشد. می‌توانید بخش‌های اصلی را با عناوین پررنگ علامت‌گذاری کنید. فونت باید خوانا باشد. می‌توانید از نقاط گلوله برای فهرست کردن تجربیات، توانایی‌ها و مسئولیت‌ها استفاده کنید، یا می‌توانید پاراگراف‌های کوتاهی داشته باشید که همه اطلاعات ضروری را ارائه می‌کنند.

در نظر بگیرید که از یک بیزینس کوچ بخواهید که آن را بررسی کند.

هرچه افراد بیشتری طرح شما را بخوانند، بهتر است. یک مشاور کسب و کار یا بیزینس کوچ پس از تهیه پیش نویس برنامه مدیریتی خود نسبت به قبل، می تواند مشاوره بهتری ارائه دهد. با مشاور کسب و کار میتوانید هر گونه حفره یا تضاد را در طرح تجاری خود شناسایی کنید.

آن را برای همه صاحبان ارسال کنید.

این مهم است که همه مالکان و مدیران سطح بالای شرکت در مورد برنامه مدیریت توافق کنند. مطمئن شوید که هر مالک یک کپی دارد. آنها ممکن است ویرایش ها و بازبینی هایی را برای شما ارسال کنند. اینها را با دقت در نظر بگیرید. اگر با هر یک از تغییرات آنها مخالف هستید، با آنها بنشینید تا بتوانید مصالحه ای برای تجارت خود پیدا کنید.

هنگامی که آنها تأیید کردند، از همه مالکان بخواهید که طرح را قبل از ارائه آن به سرمایه گذاران، بانک یا نهادهای جمع آوری سرمایه خود امضا کنند.

متعهد شوید که برنامه خود را در صورت لزوم اصلاح کنید.

هر طرح مدیریتی که ایجاد کنید آزمایش نشده خواهد بود و احتمالاً با شروع اجرای آن نیاز به تجدید نظر دارد. بنابراین، شما باید مقرراتی را در نظر بگیرید که با آن می توان طرح را در طول عمر آن اصلاح و بازنگری کرد. با ایجاد یک برنامه برای ارزیابی شروع کنید و زمان هایی را بیان کنید که در آن یک گروه برای بحث در مورد اثربخشی برنامه و موفقیت یا شکست اجرای آن ملاقات می کنند.

اطمینان حاصل کنید که راهی برای همه مدیریت و کارمندان وجود دارد تا نظرات خود را در مورد برنامه ارسال کنند.

سپس، روشی را ایجاد کنید که با آن بتوان تغییرات در طرح را تایید و اعمال کرد.