هر محیط اجتماعی و حرفه ای، قوانین آداب معاشرت خود را دارد. با توجه به جلسات اتاق هیئت مدیره به اتاق نشیمن ما منتقل شده، مهم است که در یک پلت فرم مجازی، حرفه‌ای به نظر برسیم. اماکن ویدئویی می‌تواند باعث بروز خطاهای بررگ و تعداد زیادی شود. به خواندن لیستی از هشت مورد که باید هنگام شرکت در کنفرانس از خانه دوری کنید، ادامه دهید.

پیشرفت در فناوری مدرن و انتظارات در حال تحول از بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده است تا کنفرانس ویدیویی در خانه را درک کرده و از آن استقبال کنند. از تصمیم پذیری گرفته شده تا احتمال تقویت روحیه، وجود تعداد زیادی وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه شود، اما مشکلات احتمالی نیز وجود دارد.

در این خصوص می‌توانم بگویم، کسانی که در تماس‌های ویدیویی شرکت می‌کنند، از ناکارآمدی، حواس‌پرتی، و مسائل فنی خوششان نمی‌آید، در عین حال خطاهای اجتماعی نیز وجود دارد که می‌توانند باعث اشتباه در مورد شما قضاوت شوند. در این مقاله، با تمرکز بر هشت کاری که هرگز نباید انجام دهید، برخی از مشکلات ویدئو کنفرانس را بررسی کنید.

  • از پوشیدن لباسهای نامناسب هنگام شرکت در ویدئو کنفرانس از خانه خودداری کنید

در حالی که کنفرانس ویدیویی به شما امکان می‌دهد که به راحتی از خانه خود با همکاران خود ارتباط برقرار کنید، هنوز باید ظاهری زیبایی داشته باشید. به هر حال، شما هنوز هم در محل کار حضور دارید – البته به صورت مجازی. با در نظر گرفتن این موضوع، مهم است که از پوشیدن لباس نامناسب برای چنین موقعیتی خودداری کنید.

در مواردی که به طور خاص به شما گفته می شود هر نوع پوششی قابل قبول است، باید از پوشیدن لباس های غیررسمی خودداری کنید، زیرا پیژامه بسیار غیرحرفه ای است. اگر نیازی به پوشیدن لباس رسمی ندارید، با توجه به اینکه باید مراقب نحوه ظاهر شدن جلوی دوربین باشید، بهتر است سعی کنید در یک جلسه کاری داشته باشید.

شما باید لباس های تک رنگ را انتخاب کنید. اگر دوست دارید زیورآلات داشته باشید، تا بتوانید ساده و کوچک باشید. مراقب نظافت خود نیز باشید – شما باید مرتب و باشید. در کل، فقط به یاد داشته باشید که شما هنوز در یک فصای شرکتی هستید که این نیاز به سطحی از حرفه‌ای بودن دارد.

  • از دکمه بی صدا برای میکروفون خود غافل نشوید

اکثریت قریب به برنامه‌های کنفرانس ویدیویی دارای گزینه‌هایی برای بی‌صدا کردن میکروفون شما هستند، و شما باید از آن استفاده کنید. در واقع هر زمانی که صحبت نمی کنید، سعی کنید با فشار دادن بی صدا را فشار دهید. سپس، زمانی که نیاز به مشارکت در بحث دارید، می‌توانید صدای خود را از این حالت کنید. اگر عاقلانه از دکمه بی صدا استفاده کنید، می توانید شانس بروز فاجعه را در کنفرانس ویدیویی را تا حد افزایش دهید.

صداهای پس‌زمینه‌ای که شما می‌کند می‌تواند حواس دیگران را دریافت کند، در حالی که این پتانسیل وجود دارد که میکروفون شما چیزهایی را که نمی‌خواهد، مانند اعضای خانواده‌ای که در خانه همراه شما هستند، داشته باشند. برخی از بدترین خطاها در کنفرانس ویدئویی شامل موارد می‌شود که فکر می‌کنند با صحبت می‌کنند، میکروفون آن‌ها هر کلمه‌ای را دریافت می‌کنند و به خجالت می‌زنند و حتی ممکن است انضباطی می‌شوند.

  • در صورت امکان از نشان دادن واکنش خنثی یا منفی با زبان بدن خودداری کنید

مطالعات مختلف در طول سال‌ها تلاش کرده‌اند تا به نقش زبان بدن در ارتباطات بپردازند. به عنوان مثال، ممکن است در قانون 7-38-55 شنیده شود که می‌گوید فقط 7 درصد از ارتباطات از طریق کلام بیان می‌شود، در حالی که 38 درصد از مفهوم از طریق لحن و 55 درصد باقی مانده، زبان است.

با ویدئو کنفرانس، این 55 درصد به همان اندازه قابل توجه است، بنابراین باید مراقب زبان بدن خود باشید. ایجاد یک تأثیر خوب در طول یک کنفرانس ویدیویی نیز مهم است. سعی کنید در مورد آنچه که حالات شما ممکن است نشان داده شود و یک حالت خوب را به خود بگیرید. اگر بخواهید خودتان را به دستان خود تکیه دهید، خیلی متداول است اما ممکن است بر نگرش یا بیشتر شما نسبت به آنچه که در مجازی تاثیر بگذارد.

تماس چشمی بخش مهم دیگری از ارتباطات است، حتی اگر با دوربین خیره شده باشید. وب کم خود را طوری قرار دهید که می توانید به صفحه نمایش خود نگاه کنید تا درگیر شوید و به نظر برسید. یک مانیتور کنفرانس ویدیویی خوب دارای یک وب‌کم داخلی است که به طور هوشمندانه برای اطمینان از تماس چشمی قرار گرفته است. برخی از وب کم‌ها حتی ممکن است ویژگی‌های ارگونومیک را داشته باشند تا بتوان صفحه را به بهترین شکل نسبت به سطح چشم خود کج کرد و همچنان ظاهر خوبی داشت.

  • سعی کنید محل قرار نگیرید که حواس شما را پرت کند

با ظاهر شدن در ویدئو کنفرانس، قضاوت همکاران شما درباره داخلی شما شروع می شود. برای حضور در ویدئو کنفرانس، باید مطمئن شوید که در مکانی قرار بگیرید که در طول جلسه باعث حواس پرتی دیگران نشوید، بنابراین سعی کنید از مناطقی از خانه که ممکن است در هم ریختگی یا احتمال احتمال پشت سر شما وجود داشته باشید، بکنید.

شما را در مقابل یک پس‌زمینه ساده و تک رنگ با دکوراسیونی شیک قرار می‌دهید و می‌توانید مانند سیم‌های کامپیوتری مشاهده کنید و لباس‌های پخش‌شده را از دوربین خارج کنید. بهتر است به منبع نور نیز توجه داشته باشید. اگر به نور طبیعی خورشید دسترسی به منبع، می توانید جلوی نور چراغ را مطالعه کنید تا نور را به طور یکنواخت برای نماهای نزدیک بهتر بسازید.

بدیهی است که همه افراد، اتاقی با دید مناسب ندارند، بهترین گزینه برای شرکت در ویدئو کنفرانس، استفاده از زمینه دیجیتال است. در موارد، اگر خانه شما فضای خالی زیادی برای کار نداشته باشد، ممکن است در جای مناسبی قرار گیرد. باید مراقب باشید و پسزمینه ثابتی را انتخاب کنید که حرفه ای باشد.

  • هرگز بدون حضور یک تماس ویدئویی کاری نشوید

هیچ چیز ناامیدکننده‌ای از شرکت در یک کنفرانس ویدیویی نیست که در آن افراد نیاز لازم را نداشته باشند، بنابراین باید دلیلی برای انجام این کار تا نامیدی دیگران نباشد. این بدان معناست که شما باید برای آماده شدن به منظور شرکت در کنفرانس ویدیویی وقت بگذارید. چه در حال سازماندهی یک جلسه باشید و چه صرفاً شرکت کننده باید این نکته را رعایت کنید.

قبل از انجام این کار، باید از این مسائل اطمینان حاصل کرد که باید برای برگزاری جلسه تصمیم گیری کرد، پس از انجام کارهای آماده سازی باید انجام شود. علاوه بر این، باید برای اطمینان از عملکرد تجهیزات و اتصال اینترنت خود زمان را بسازید. اگر ممکن است مسائل فنی را زودتر از موعد بررسی قرار داد، می‌توان از محدودیت‌ها یا موانع غیرضروری جلوگیری کرد.

  • هنگام صحبت کردن افراد دیگر وسط حرف آن‌ها نپرید و صحبت آنها را قطع نکنید

یکی از بزرگترین مشکلات در کنفرانس، قطع صحبت افراد هنگام صحبت کردن است. اگر شما فردی هستید که معمولاً افراد را انتخاب می کنید، باید سعی کنید این عادت را کنار بگذارید.

کنفرانس ویدئویی تنها زمانی می‌تواند واقعاً موفق باشد که شرکت‌کنندگان فرصت مناسبی برای مشارکت در بحث، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و پرسش‌ها داشته باشند. دلیلی که مقاله ای در گاردین (article for The Guardian) اشاره می کند، مردان دارای ویژگی به تسلط بر مکالمات هستند، اما گاهی اوقات مهم است که یک قدم، عقب بنشینید و اجازه دهید دیگران نظر خود را بیان کنند.

مواردی که در مواردی که تأثیرگذار هستند نیز می‌شوند که یکی از اعضا، صحبت دیگری را قطع می‌کند با اشاره به زمانی که فرد صحبت می‌کند اجازه می‌دهد، صحبت خود را تکمیل کند. اگر نیاز به ارائه نظر یا پیشنهاد دارید، برخی از پلتفرم‌های کنفرانس ویدیویی دکمه «دست‌های بالا» را ارائه می‌دهند که نشان می‌دهد، می‌خواهید صحبت کنید. جلسه، میزبان جلسه در صورت امکان به شما فرصت می‌دهد تا افکار خود را بیان کنید.

  • در برابر وسوسه خارج کردن بحث از موضوع مقابله کنید

جلسات کاری یک نقش اجتماعی دارند، اما باید هدف مشخصی داشته باشند. گاه به گاه رفتن به حاشیه قابل درک است و جلسات می‌توان با اظهارات تاحدودی خارج از موضوع کاملاً خوب پیش برود، اما باید هدف اصلی را در مورد موضوع نظر قرار دهید و سعی کنید تا حد امکان به آن پایبند باشید.

تحقیقات منتشر شده توسط هاروارد بیزینس ریویو نشان داد که 71 درصد از مدیران ارشد احساس می‌کنند جلسات کاری آن‌ها «غیرمولد و ناکارآمد» است. با در نظر گرفتن این موضوع، بسیار مهم است که سعی کنید نظرات، سوالات و مشارکت های مرتبط با هدف را اولویت بندی کنید. در صورت بروز از نامربوط، افراد بسیار بیشتر احساس می‌کنند که وقت‌شان تلف می‌شود.

  • از انجام چند کار غیر ضروری یا حواس پرتی در طول جلسه خودداری کنید

در این که کار از راه دور دور هم بسیار زیاد برای کارمندان و کارفرمایان است، مشکلات یا مسائل بالقوه‌ای نیز در خانه وجود دارد که مداخله در اطرافیان مثلاً خوبی از آن است. برای اینکه بیشتر از ویدئو کنفرانس استفاده کنید، باید چند کار غیر ضروری انجام دهید و خودتان را حفظ کنید.

به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که حواستان به سایر مسائل مربوط به کار است، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا تلاش برای ادامه کار در جلسه حین، ممکن است به شیوه‌های دیگری مانند خوردن ناهار در حین تماس ویدیویی یا استفاده از تلفن باشد. هوشمند خود برای مرور اینترنت، مداخلاتی ایجاد کنید. اما توصیه می شود تمام این مداخلات را حذف کنید زیرا عوامل حواس پرتی را حذف کرده اند و به جلسه کامل رسیده اند.

شرکت در ویدئو کنفرانس از خانه این قدرت را دارد که برخی از کارهای طولانی مدت را از بین ببرد و قبولی بیشتر را بپذیرد، اما باید تلاش کنید تا از برخی از دام ها و اشتباهات جلوگیری کنید. به طور کلی، مهم‌ترین چیزهایی که باید از آن‌ها جلوگیری شود، حواس پرتی، تبدیل به یک عامل حواس پرتی و مطمئنی است که می‌تواند مانع کارایی و بهره‌وری از جلسه شود.

اگر می‌خواهید کنفرانس ویدیویی را راه‌اندازی کنید، پیشنهاد می‌کنیم با ما تماس بگیرید تا از جلسه مجازی بعدی خود به خوبی پشتیبانی کنید.

منبع: وب سایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق

آدرس اینستاگرام شرکت نوآوران تحقیق: [email protected]



اگر دوست داشتی امتیاز دادن یادت نره!