بدون شک، یکی از گام‌های مهم در مدیریت‌های کسب و کار و یکی از اهداف آن، پیاده‌سازی فرآیندها، ویژه در سیستم‌های نرم‌افزاری است. در زمان آغاز پروژه‌های مدیریت، این امکان وجود دارد که قابلیت‌های یک یا چند نرم‌افزار مورد استفاده در شرکت، برای استقرار و پشتیبانی فرآیندها، به درستی مورد استفاده قرار نگیرد و نرم‌افزار نیازهای فرآیندی را به طور کامل پوشش دهد.

برای مثال، در یک شرکت بازرگانی، از نرم افزارهای CRM که می توانند طراحی ها را هم تا حد زیادی داشته باشند، به صورت محدود استفاده می شود و از نیازهای پرسنل شرکت برای گردش و اجرای فعالیت ها و نیازهای مدیریت برای نظارت و مدیریت فعالیت ها و دریافت گزارش های لازم برای پوشش استفاده می شود. داده نمی‌شد. همچنین، در یک شرکت تولیدی، نرم‌افزار ERP که با صرف هزینه، زمان و نیروی انسانی بسیار مستقر شده بود، به یک نرم‌افزار معمولی سازمان تقلیل پیدا کرده بود و بسیاری از نیازهای خود را با نرم‌افزارهای دیگر و حتی اکسل و اکسس مایکروسافت می‌کند. .

اما علت این مسئله چیست؟ چرا با صرف این میزان هزینه و منابع مختلف سازمان‌ها و شرکت‌ها، برخی نرم‌افزارها از نیازهای اجرایی و مدیریتی را می‌سازند و عملاً موفقیت این نرم‌افزارها را نمی‌پذیرند؟ در این جا ابتدا، برخی از مشکلاتی که در پیاده‌سازی فرآیندها در نرم‌افزار مشاهده کردم را ذکر می‌کنم. بعد از آن، به بررسی برخی از علت‌های بروز این مشکلات می‌پردازیم و پس از آن، راهکار اجتناب از بروز این مشکلات را با هم مرور خواهیم کرد. (شما هم اگر با مشکلاتی در این زمینه برخورد کردید، لطفا در انتهای این مطلب با ما به اشتراگ بگذارید.)

مهم‌ترین و عمده‌ترین مسائلی است که در پیاده‌سازی فرآیندها در نرم‌افزار مشاهده کرده‌ام را در این زمینه با شما به اشتراک می‌گذارند.

1- پروسه اجرا شده در نرم افزار با پیشرفت واقعی کسب و کار انجام شده است: این مشکل، بزرگترین مشکل در استقرار فرآیندها در نرم‌افزارها است. در این شرایط، عملاً نرم‌افزار در خدمت و کسب و کار بوده و حتی ممکن است باعث کاهش سرعت و کیفیت فعالیت‌ها در این شرکت شود. افرادی که در این فعالیت‌ها فعالیت‌های غیرمفید لازم را انجام می‌دهند، ناراضی هستند و حتی ممکن است برخی از فعالیت‌هایی که پرسنل در عمل انجام می‌دهند، در نرم‌افزارها در نظر گرفته شده است. علاوه بر این، جزئیات ممکن است نیاز به پرسنل و مدیریت را برطرف کنند. ازجمله این موارد به درد نخور در فرم ها وجود دارد، در حالی که برخی اطلاعات مورد نیاز و مفید در این فرم ها وجود ندارد.

2- عدم شناسایی و تعریف گزارش های مدیریتی مورد نیاز در نرم افزار: بدون شک دریافت‌های مدیریتی یکی از گزارش‌های مهم استقرار سیستم‌های نرم‌افزاری است. این گزارش‌ها به مدیریت سازمان کمک می‌کنند تا از صحت انجام کارهایشان مطمئن شوند و مطمئن باشند. از سوی دیگر، گزارش هایی از وضعیت کسب و کار، به مدیریت شرکت در هدایت سازمان کمک بسزایی خواهد کرد. اگر این گزارش‌ها در نرم‌افزار شناسایی، طراحی و یا استفاده از آن‌ها انجام می‌شود، به نسبت محدودی از قابلیت نرم‌افزار استفاده می‌شود.

3- کارهای مهمی از خارج از نرم افزار اجرا می شوند: این مشکل ممکن است ناشی از این باشد که برخی از نیازهای فرآیندی در نرم‌افزار پیاده‌سازی نشده باشند و درنتیجه افراد دخیل در فرآیند به ابزارهای متفرقه مانند واتس و تلگرام یا حتی اشتراک فایل‌های رو بیاورند. گاهی نیز این مسئله ممکن است باعث شود شیطنت پیدا شود و برای جلوگیری از شفافیت‌ها انجام شود.

4- عملاً اطلاعات به درستی در نرم افزارهای وارد شده نمی شود و از نرم افزارهای کاربردی استفاده می شود و می توانند تعریف شوند: این مورد یکی از موارد شایع در شرکت ها است. شاید متوجه شوید که مجریان فرآیند اطلاعات را در فیلدهایی غیر از آن چه تعریف و تعبیری وارد می‌کنند. در جلسه‌ای، از یک تحقیق در مورد کاربرد یک فایل موجود در نرم‌افزار CRM سوال کردم. جالب بود که سه کاربرد متفاوت از آن فیلد بیان شد و جالب‌تر این بود که برای کاربردهای مطرح شده فیلدهای دیگری در نرم‌افزار وجود داشت.

اما علت بروز این مشکلات چیست و چه عواملی باعث می‌شوند نرم‌افزار شوند؟ در این جا از مهم‌ترین این عوامل با هم مرور می‌کنیم:

1- و طراحی ناقص تحلیل ها: این مشکل زمانی رخ می‌دهد که پیش از اجرای فرآیند در نرم‌افزار، تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی و آزمایش وجود نداشته باشد. در این صورت در زمان نسبتا کوتاهی استقرار نرم افزار ممکن است برخی از فعالیت ها و یا جزئیات فعالیت ها ازجمله فیلدهای فرم ها به طور کامل شناسایی و طراحی شوند. این مسئله از آن چیزی است که بسیاری از آن‌ها پیدا می‌شوند که مخصوصاً در شرکت‌هایی که برای اولین بار اقدام به استفاده از BPM می‌کنند، می‌توانند کسب و کار و قوانین درونی را به صورت شفاف داشته باشند و بنابراین لازم است تا با برگزاری جلسات و انجام کارهای جدی انجام شود. این قواعد و قوانین به صورت دقیق و بدون ابهام تعیین می شوند تا اصلاح شوند.

2- عدم نظارت مستمر و دقیق بر فرآیند اجرا شده در نرم افزار: اگر نظارت دائمی در مورد وضعیت اجرای فرآیندها در نرم افزارها وجود داشته باشد، مشکلاتی که در این نوشته به آن اشاره شده است تا حد زیادی شناسایی می شود و می توان برای رفع آن برنامه ریزی کرد. این نظارت با دقت و پیگیری لازم نبود، یکی از موارد مهم این است که موفقیت‌های اجرایی در نرم‌افزار را مختل می‌کند.

3- ارائه آموزش ناکافی برای اجرای فرآیندها در نرم افزار: این مشکل را در شرکت های بسیاری مشاهده کرده ام. خصوصاً که با اضافه شدن پرسنل به واحدهای مختلف یک سازمان لازم است که این آموزش ها به صورت روال و برنامه ریزی شده به پرسنل جدید ارائه شود. گاهی پرسنل با توجه به عدم دریافت آموزش کافی، از سیستم در حد برداشت و توان خود، و حتی به صورت نادرست، استفاده می‌کنند.

4- نبود روال و مناسب برای دریافت بازخورد پرسنل و اصلاحات: پس از مدتی که پیاده‌سازی پروسه در نرم‌افزار اسپری می‌شود، احتمالاً نیاز به دلیل تغییر کسب و کار یا بازخوردهای دریافتی از پرسنل وجود دارد، تغییراتی در فرآیند ایجاد می‌شود. به همین خاطر، یکی از فرآیندهای مهم هر شرکت “فرآیند مدیریت” است. به زبان ساده ما باید روند و روال مشخص شود برای دریافت بازخورد، مشکلات و پیشنهادهای بهبود مدیریت و پرسنل درباره روندها و پس از آن بررسی، تصمیم گیری و در صورت نیاز به اصلاحات و مستندات مربوط به آن ها مانند فرم ها و دستورالعمل ها می شود. اگر این روند و روال وجود نداشته باشد، با گذشت زمان، روند توسعه در نرم‌افزار با نیازهای فعلی سازمان فاصله پیدا خواهد کرد.

5- نداشتن زبان مشترک با تیم نرم افزاری: بسیار مهم است که نیازهای انجام شده و کسب و کار شرکت و پرسنل دخیل در فرآیند به نوعی برای تیم تولید و پشتیبان نرم افزار ترجمه و ارزیابی شدن این نیازها است. در صورت عدم امکان شناسایی و تحلیل فرآیند و آشنایی با نرم افزار و پایگاه داده را داشته باشید، این احتمال وجود دارد که نیاز به استفاده از نرم افزارهای نرم افزاری داشته باشد و درنتیجه امکانات نرم افزارهای نرم افزاری قابل استفاده باشد. بودن نرمافزار، نتوان امکانات مورد نیاز را در نرم افزار پیاده سازی کرد.

با توجه به مشکلات مطرح شده و علل بروز آن‌ها، انجام راه‌حل‌های زیر به منظور اطمینان از استقرار روند مناسب در نرم‌افزار ضروری خواهد بود. این راه‌حل‌ها را می‌توان در نظر گرفت که در حال استقرار فرآیندها در نرم‌افزارها انجام می‌شود. اگر شما در نرم افزار مستقر شده اید، اما این مشکلات را می توانید مشاهده کنید، از این راه حل ها می توانید برای بهبود وضعیت بهتر استفاده کنید.

1- تحلیل دقیق نیازهای کسب و کار قبل از پیاده سازی نرم افزار: برای انجام این فعالیت بسیار مهم از مشاوران یا مشاوران استفاده می‌شود که تسلط مناسبی برای موضوع مدیریت و شناخت مناسب از حوزه نرم‌افزار داشته باشد. فرآیندها با جزئیات کامل نرم افزار و زبان قابل فهم برای تیم‌افزار تحلیل و مستندسازی می‌شوند.

2- ارائه آموزش به پرسنل دخیل در روند: صرف زمان و انرژی مناسب برای ارائه این آموزش مهم است. این آموزش ممکن است به صورت برگزاری جلسات، کارگاه، ارائه فیلم و صوت آموزشی و حتی به صورت آموزش در حین انجام فعالیت‌ها باشد. این آموزش‌ها را باید تا زمانی ادامه دهید که به درستی از روش‌ها، قابلیت‌های نرم‌افزار و اطلاعات اطلاعاتی استفاده کنند و از نرم‌افزار به درستی استفاده کنند.

3- نظارت بر روند اجرای فرآیند در نرم افزار: پس از تکمیل فرآیند استقرار در نرم افزار، ارائه آموزش به پرسنل و شروع فعالیت های پرسنل در نرم افزار، لازم است نظارت دقیقی برای نحوه اجرای برنامه در نرم افزار انجام شود. بهترین شخص برای انجام این نظارت، مدیریت خواهد بود. گرچه، تا زمانی که مالکیت به فرآیند و نرم افزار مسلط شود، مشاور می‌تواند نقش مفید و مهمی در این زمینه داشته باشد.

4- فرآیند ایجاد و مدیریت روال: مواردی که بالاتر ذکر می شود، باید مطمئن شوید که روال مناسبی وجود دارد که تغییر نیازهای کسب و کار و بازخورد و نیازهای پرسنل و مدیران دخیل در فرآیند یا استفاده از آن را دریافت کنید و از انجام تغییرات لازم در فرآیندها و نرم افزارها مطمئن شوید.

5- تعریف گزارش های مدیریتی در نرم افزار: برای تعریف گزارش‌های مدیریتی مناسب در نرم‌افزار، ابتدا لازم است نیازهای مدیریت شرکت به صورت شاخص‌های فرآیندی و کسب و کاری تعریف شود. پس از آن گزارش‌های لازم را می‌توان تا حد این شاخص‌ها، امکان و قابلیت نرم‌افزار ایجاد کرد و در اختیار مدیریت و حتی شرکت پرسنل (براساس جایگاه هر فرد) قرار داد.

6- استفاده از پرسنل یا مشاور با دانش و تجربه نرم افزاری: وجود چنین فردی می‌تواند سرعت و موفقیت تحلیل، برداشت و استقرار فرآیند در نرم‌افزار را تا حد قابل توجهی افزایش دهد و آن را کاهش دهد.

سایت حرفه ای: www.aatsite.ir

شماره تماس ارتباط: 2169223-0912

اگر دوست داشتی امتیاز دادن یادت نره!