دورکاری زمانی یک راهبرد نادر و نوآورانه برای شرکت های فناوری در نظر گرفته شده، ولی الان اینطوری نیست. طبق نظرسنجی فضای جهانی کاری IWG در سال 2019، از هر 4 کارمند در سراسر جهان، 3 نفر دورکاری رو یک «نرم جدید» قلمداد می‌کنند. این آمار برای همه‌گیری جنگ‌ها بود که سازمان‌ها کمتر به اجرای سیاست‌های دورکاری ترغیب می‌شدند و در حال حاضر این آمار رو به افزایش است.

دورکاری برتری بی‌شماری را از جمله کاهش هزینه‌های سربار و پذیرفته‌شدگان برنامه‌ریزی تا کاهش میزان کاهش و افزایش بهره‌وری همراه با فرسایش کمتر را می‌دهید. با اینحال این روش معایبی مثل انزوای کارمندان و فرسودگی شغلی رو نیز به همراه دارد.

علاوه بر این، کارمندان دورکار با چالش‌های دیگری نیز می‌شناختند که خیلی نمی‌شوند و در صورت عدم‌پذیری به آن‌ها می‌توان پیام‌های مخربی برای سازمان‌ها داشته باشد: ارتباطات کم، جلسات غیرضروری و فقدان اشتراک‌گذاری از جمله چالش‌های دورکاری به شمار می‌روند. در ادامه به نحوه غلبه بر این سه چالش بزرگ دورکاری می‌پردازیم.

ارتباطات با دامنۀ پایین

ارتباطات حضوری دامن بالا به خودشون اختصاص می دهد، چون با استفاده از آن می توانید حجم بالایی از اطلاعات را با استفاده از ارتباطات غیرکلامی و اطلاعات تکمیلی، در یک بازه زمانی معین ارسال کنید و دریافت کنید. با استفاده از ارتباطات با دامنۀ بالا می‌تونید حجم بیشتری از کار را انجام دهید. به‌عنوان‌مثال، یک مطالعه نشون داد که درخواست حضور 34 برابر موفقیت‌آمیزتر از ایمیل است.

بنابراین یکی از بزرگ‌ترین معایب‌کاری، عدم حضور ارتباطات است، زیرا سازمان‌ها تا حد زیادی به روش‌های ارتباطی با دامنۀ پایین مانند ایمیل و چت روی می‌آورند. ارتباطات نوشتاری کاربردهای بسیاری دارد، اما در مقایسه با تبادل اطلاعات و ارتباطات رودررو، کارایی موردقبول را ندارد و غیرهمزمان هستند. به این معنا که مکالمات لزوماً در زمان حال اتفاق نمی‌افتد و تأخیر در پاسخگویی و وقفه‌های بیشتر دراین‌بین اتفاق می‌افتد.

برای جبران این مشکل، ویدیویی تبادل ارتباطات کاری انجام می شود. علیرغم اینکه کارمندان دورکار ممکن است گاهی اوقات از روشن کردن وبکم خود احساس خجالت کنند، نمی توانم این روش را برای نادیده دریافت کنم. بنابراین مدیران باید وبکم های خود را روشن کنند و دیگران را نیز به انجام این کار می پردازند.

برای کارمندان دورکار که در مناطق مختلف کار می‌کنند، پیام‌های ویدیویی ابزار قدرتمندی به شمار می‌رود. این روش‌ها را می‌توان در صورت استفاده، برنامه‌های مختلف رای شخصی و یک پیام‌رسانی و مشارکتی که دامنۀ ارتباطی را به جای ایمیل جایگزین می‌کند، انجام داد.

یکی از اشتباهات رایج این مدیران است که برای افزایش حضور ارتباطات، اقدام به تشکیل جلسات بیشتر می‌کنند. طبق تحقیقی که صورت گرفته، به‌طورکلی کارمندان دورکار در هفته در جلسات متعدد شرکت می‌سازند، به طوری که 14 درصد از کارمندان دورکار زمان خود را بیش از 10 جلسه در هفته اختصاص می‌دهند.

علیرغم اینکه حضور دارند می‌توانند کارمندان را برای اشتراک‌گذاری اطلاعات و تصمیم‌گیری دوره جمع‌آوری کنند، جلسات غیرضروری خسته‌کننده و پرهزینه بوده و ارزش‌گذاری نمی‌شود. زمان کارمندان باارزش‌ترین سازمان است، با اینحال 71 درصد از مدیران ارشد اعلام کردند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند و جلسات غیرضروری برای شرکت‌ها حدود 37 میلیارد دلار ضرر در سال رو به همراه دارد. مدیران همچنین میتونن ساعات کاری جلسات داخلی در هفته را محدودتر تا کارمندان با بالاترین زمان از زمان گرانبهای خود استفاده کنند.

جلسات منظم و برنامه ریزی شده معمولاً باعث می شود که کارمندان دورکار برای طرح سوال یا مشکل خود را مجبور کنید تا جلسه بعدی منتظر بمانند. یک محیط اداری معمولی که در آن فرد به‌راحتی با همکار خود در مورد ایده‌هایی که صحبت می‌کند، بین جلسات می‌کند، فرآیندهای کاری را تضعیف کرده و کارایی کسب‌وکارها را کاهش می‌دهد.

این موارد غیرضروری را حذف کنید و کارمندان را به مکالمات موقت مانند تماس‌های ویدیویی یا گفتگوهایسریع کنید تا به‌محض بروز مشکلات، مشکلات آن‌ها را حل کنید.

به‌طورکلی می‌توانم گفت که دورکاری، اشتراک‌گذاری اطلاعات غیررسمی و خطوط ارتباطی باز در فضاهای حضوریم‌شترک را با مشکل می‌کند. معمولاً، به تقسیم تجربیات کارمندان در هنگام صرف ناهار یا شنیدن مکالمات با مشتریان، باعث ایجاد ایده‌های خلاقانه می‌شود که در دورکاری، این فرصت‌ها وجود ندارد.

این نوع اشتراک‌گذاری اطلاعات غیررسمی کار مشکلی است، اما غیرمکن نیست. این تصور که مکالمات غیررسمی غیرضروری بوده یا نامرتبط با سازمان‌ها هستند را کنار بگذارند. این روش، کارمندان دورکار را ترغیب می‌کند تا هنگام ارسال اطلاعات، اطلاعات را قالب یک پی‌نوشت در ایمیل‌ها و سایر پیام‌ها درج کنند.

کارمندان همچنین می‌توانند از گردهمایی‌ها و چت‌ مجازی‌های غیررسمی استفاده کنند. به طور مثال آبدارخانه را در نظر بگیرید که در آن کارمندان می‌توانند به مکالمات غیر مرتبط با کار بپردازند. کارمندان در این مکالمات غیررسمی می‌توانند تجربیات و ایده‌هایی را بیان کنند که در حالت عادی گفته نمی‌شوند. دونستن این موضوع که کارمندان چگونه فکر می‌کنند، روی چیزی که کار می‌کنند و دغدغه‌هایشان چیست، ارزش آن بالاتر است. مکالمات غیررسمی را می توانید از این طریق ببینید جامعی نسبت به چالش ها و دغدغه های کارمندان خود پیدا کنید.

بدون ویژگی صحیح کیفیت، دستیابی به ارتباطات با بالا در کارمندان دور کار است. از اونجایی‌های کارمندان در مکان‌ها و حتی مناطق مختلف کار می‌کنن، امکان برقراری ارتباط بالاست.

برای ارائه شکاف، مدیران سازمان باید این هدفمند را در پیش بگیرند. جایگزینی شرکت‌های رودررو با ویدئوت‌ها، ترغیب کارمندان به ارتباط با خارج از جلسات و مکالمات غیررسمی، همگی می‌توانند به کارمندان سازمان و بهبود عملکرد کمک کنند. مدیران می‌توانند با تغییر شیوه‌های اداری متداول و دست‌کم گرفته‌شده، نبوغ و انگیزه دنیای قبل از دورکاری را بازیابی کنند.

اگر دوست داشتی امتیاز دادن یادت نره!