دورکاری زمانی یک راهبرد نادر و نوآورانه برای شرکت های فناوری در نظر گرفته شده، ولی الان اینطوری نیست. طبق نظرسنجی فضای جهانی کاری IWG در سال 2019، از هر 4 کارمند در سراسر جهان، 3 نفر دورکاری رو یک «نرم جدید» قلمداد می‌کنند. این آمار برای همه‌گیری جنگ‌ها بود که سازمان‌ها کمتر به اجرای سیاست‌های دورکاری ترغیب می‌شدند و در حال حاضر این آمار رو به افزایش است.

دورکاری برتری بی‌شماری را از جمله کاهش هزینه‌های سربار و پذیرفته‌شدگان برنامه‌ریزی تا کاهش میزان کاهش و افزایش بهره‌وری همراه با فرسایش کمتر را می‌دهید. با اینحال این روش معایبی مثل انزوای کارمندان و فرسودگی شغلی رو نیز به همراه دارد.

علاوه بر این، کارمندان دورکار با چالش‌های دیگری نیز می‌شوند که بسیار شناخته شده نیستند و در صورت عدم وجود به آن‌ها می‌تونه‌های مخفی برای اشتراک‌گذاری سازمان‌ها وجود داشته باشد: ارتباطات کم، جلسات غیرضروری و فقدان‌گذاری منفعلانه اطلاعات از جمله چالش‌های دورکاری به شمار می‌روند. در ادامه به نحوه غلبه بر این سه چالش بزرگ دورکاری می‌پردازیم.

ارتباطات حضوری دامن بالای به خودشون اختصاص داده شده، چون با استفاده از اون شما می‌تونید حجم بالایی از اطلاعات را با استفاده از ارتباطات غیرکلامی و تکمیلی، در یک بازه زمانی معین ارسال و دریافت کنید. با استفاده از ارتباطات با دامنۀ بالا می‌تونید حجم بیشتری از کارهارو انجام دهید. به‌عنوان‌مثال، یک مطالعه نشون داد که درخواست حضور 34 برابر موفقیت‌آمیزتر از ایمیل است.

بنابراین یکی از بزرگ‌ترین معایب‌کاری، عدم حضور ارتباطات است، زیرا سازمان‌ها تا حد زیادی به روش‌های ارتباطی با دامنۀ پایین مانند ایمیل و چت روی می‌آورند. ارتباطات نوشتاری کاربردهای بسیاری دارد، اما در مقایسه با تبادل اطلاعات و ارتباطات رودررو، کارایی موردقبول را ندارد و غیرهمزمان هستند. به این معنا که مکالمات لزوماً در زمان حال اتفاق نمی‌افتد و تأخیر در پاسخگویی و وقفه‌های بیشتر دراین‌بین اتفاق می‌افتد.

برای جبران این مشکل، ویدیویی تبادل ارتباطات کاری انجام می شود. علیرغم اینکه کارمندان دورکار ممکن است گاهی اوقات از روشن کردن وبکم خود احساس خجالت کنند، نمیشه این روش رو نادیده گرفت. بنابراین باید وبکم‌های خود را روشن کنند و دیگران را نیز باید این کار را انجام دهند.

برای کارمندان دورکار که در مناطق مختلف کار می‌کنند، پیام‌های ویدیویی ابزار قدرتمندی به شمار می‌رود. این روش‌ها را می‌توان در صورت استفاده، برنامه‌های مختلف رای شخصی و یک پیام‌رسانی و مشارکتی که دامنۀ ارتباطی را در نظر می‌گیرد را جایگزین ایمیل جایگزین کرد.

یکی از اشتباهات رایج این مدیران که برای افزایش ارتباطات حضوری، اقدام به تشکیل جلسات بیشتر می‌کنند. بر اساس تحقیقی که صورت گرفته، کلی کارمندان دورکار در هفته در جلسات زیادی شرکت می‌سازند، 14 درصد از کارمندان دورکار زمان خود را بیش از 10 جلسه در هفته اختصاص می‌دهند.

علیرغم که حضور می‌توان کارمندان را برای اشتراک‌گذاری اطلاعات و تصمیم‌گیری دوره‌های جمع‌آوری، جلسات غیرضروری خسته‌کننده و پرهزینه بود و ارزش برگزاری را ندارد. زمان کارمندان باارزش‌ترین سازمان است، با اینحال 71 درصد از مدیران ارشد اعلام کردند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند و جلسات غیرضروری برای شرکت‌ها حدود 37 میلیارد دلار ضرر در سال رو به همراه دارد. مدیران همچنین میتونن ساعات کاری جلسات داخلی در هفته را محدودتر تا کارمندان با بالاترین زمان از زمان گرانبهای خود استفاده کنند.

جلسات منظم و برنامه ریزی شده معمولاً باعث می شود که کارمندان دورکار برای طرح سوال یا خود مشکلی نداشته باشند تا جلسه بعدی منتظر بمانند. یک محیط اداری معمولی که در آن فرد به‌راحتی با همکار خود در مورد ایده‌هایی که صحبت می‌کند، بین جلسات می‌کند، فرآیندهای کاری را تضعیف کرده و کارایی کسب‌وکارها را کاهش می‌دهد.

این موارد غیرضروری را حذف کنید و کارمندان را به مکالمات موقت مانند تماس‌های ویدیویی یا گفتگوهایسریع کنید تا به‌محض بروز مشکلات، بتونید آن‌ها را حل کنند.

به‌طورکلی می‌توان گفت که دورکاری، اشتراک‌گذاری اطلاعات غیررسمی و خطوط ارتباطی باز در فضاهای حضور مشترک را با مشکل می‌کنه. معمولاً، به اشتراک گذاشتن تجربیات کارمندان در هنگام صرف ناهار یا شنیدن مکالمات با مشتریان، باعث پدید آمدن ایده‌های خلاقانه‌ای می‌شود که در دورکاری، این فرصت‌ها را ندارن.

این نوع اشتراک‌گذاری اطلاعات غیررسمی مشکلیه، اما غیرمکن نیست. این تصور که مکالمات غیررسمی غیرضروری بوده یا نامرتبط با سازمان‌ها هستند را کنار بگذارند. این روش، کارمندان دورکار را ترغیب می‌کند تا هنگام ارسال اطلاعات، اطلاعات را قالب یک پی‌نوشت در ایمیل‌ها و سایر پیام‌ها درج کنند.

کارمندان همچنین می‌توانند از گردهمایی‌ها و چت‌ مجازی‌های غیررسمی استفاده کنند. به طور مثال آبدارخانه را در نظر بگیرید که در آن کارمندان می‌توانند به مکالمات غیر مرتبط با کار بپردازند. کارمندان در این مکالمات غیررسمی می‌توانند تجربیات و ایده‌هایی را بیان کنند که در حالت عادی گفته نمی‌شوند. دونستن این موضوع که کارمندان چگونه فکر می‌کنند، روی چیزی که کار می‌کنند و دغدغه‌هایشان چیست، ارزش آن بالاتر است. مکالمات غیررسمی را می توانید از این طریق ببینید جامعی نسبت به چالش ها و دغدغه های کارمندان خود پیدا کنید.

بدون ویژگی صحیح کیفیت، دستیابی به ارتباطات با بالا در کارمندان دور کار است. از آنجایی‌که کارمندان در مکان‌ها و حتی مناطق مختلف کار می‌کنند، امکان برقراری ارتباط بالاست.

برای ارائه شکاف، مدیران سازمان باید این هدفمند را در پیش بگیرند. جایگزینیات رودررو با ویدئوت‌ها، ترغیب کارمندان به ارتباط با خارج از جلسات و مکالمات غیررسمی، همگی می‌توانند به سازمان‌ها و بهبود عملکرد آنها کمک کنند. مدیران می‌توانند با تغییر شیوه‌های اداری متداول و دست‌کم گرفته‌شده، نبوغ و انگیزه دنیای قبل از دورکاری را بازیابی کنند.

اگر دوست داشتی امتیاز دادن یادت نره!