نت پیشگیرانه در تیم های کوچک
نت پیشگیرانه در تیم های کوچک

قبل از شکستن آن را تعمیر کنید

نت (تعمیر و نگهداری) پیشگیرانه (Preventive Maintenance)، یک استراتژی فعال برای نگهداری از ابزار و منابع‌ها که در نهایت باعث می‌شود تعمیر و نگهداری نهایی (در خرابی و نیاز به توقف تولید) تا ده برابر پیدا کند. تو این نوشته قصد دارم اول با این مفهوم تو حوزه اصلیش (تولیدی‌ها، کارخونه‌ها و …) آشنا بشیم و در نهایت ببینیم چطور میشه این دیدگاه رو به نگهداری تیم‌های نرم‌افزاری تعمیم داد.

  • یک استراتژی فعال یعنی پیش از اینکه یک اتفاق کوچک به یک مسئله بزرگ تبدیل شود باهاش ​​روبه‌رو می‌شیم.
  • روتین و چک‌لیست دارد یعنی بر اساس یک برنامه پیش‌بینی شده پیش می‌ریم.
  • چک‌لیست رو کارهای نت پیشگیرانه با سه اصلی از هم تفکیک کرد: نیاز یا غیرضروری بودن، هرمی یا غیر هرمی و کارهای بازبینی حضور یا تسک‌محور.

یکی از نکات اصلی که نت پیشگیرانه رو از انواع دیگر استراتژی‌های نگهداری متمایز می‌کنه روتین کارهاست. نگهداری تو یه زمان‌بندی از پیش تعیین‌شده انجام می‌شه تا مطمئن بشیم که ابزار درست کار می‌کنن و مشکلی براشون پیش نمیاد. بنابراین این روش بیشتر برای ابزاری مناسب است که این ویژگی‌ها را داشته‌اید:

  • روشهای دریافت از خطا
  • نسبت مستقیم خطا با تعداد استفاده (استفاده بیشتر احتمال خرابی رو زیاد کنه)
  • داشتن نقش اساسی در فعالیت اصلی شرکت (تولیدی، کارخونه و …) یا ایمنی و سلامت سلامت

کارهایی که باید برای نت پیشگیرانه انجام بدیم وابسته به ابزارمون‌ها. برای، یک وسیله نیاز به تمیزکاری یا روغن‌کاری دوره‌ها دارد یا نیاز دارد که به شکل دوره‌های قطعات داخلیش بازبینی و در صورت نیاز تعمیر یا تعویض بشن که کل دستگاه درست و دقیق انجام می‌دهد. نت پیشگیرانه فقط روی ماشین آلات و دستگاه‌ها کاربرد ندارد و منابع آب، سیستم‌های الکتریکی و … هم باید به شکل منظم بررسی بشن.

چک‌لیست رو کارهای نت پیشگیرانه با سه اصلی از هم تفکیک کرد: نیاز یا غیرضروری بودن، هرمی یا غیر هرمی و کارهای بازبینی حضور یا تسک‌محور.

به کارهایی که برای حفظ امنیت و سلامت بهشون نیازمندیم و انجام محدودیت زمانی داره، کارهای ضروری می‌گیم. کارهای لازم رو نمی‌شه لغو کرد یا به زمان دیگه‌ای موکول کرد. از طرف دیگه کاری که بدون آسیب جدی یا کاهش کارایی میشه به زمان دیگه موکول کرد یه کار غیر ضروری.

اگر یک کار بنا به تصمیمی تا زمان بازبینی بعدی به تعویق بیفته، یادداشتی شامل زمان اصلی بازبینی به کار اضافه می‌کنیم. به این کار یه کار هرمی میگیم. اگر زمان اصلی رو یادداشت نکنیم و فقط از زمان جدید استفاده کنیم غیر هرمی‌ه.

تو کارهای بازبینی‌محور نتیجه کار فعلی روی روند انجام کار اثر بعدی اما می‌تواند تعمیرات و بهبودهای کوچکی رو بدون وابستگی کارهای دوره‌ای به هم اجرا شود. این کارها تسک‌محور هستن.

تیم‌های نرم‌افزاری تو متدولوژی‌های پرکاربرد معمولاً تا سقف دوازده نفر عضو دارن. درستی که برای انجام کارها در تیم‌های نرم‌افزاری به ابزارهای ارتباطی، مدیریت کارها، مدیریت نسخه‌های کدها و … و سخت‌افزار (لپ‌تاپ، منیتور و …) نیاز داریم اما در نهایت منبع اصلی یک تیم نرم‌افزاری تا تعداد زیادی اعضای آن تیم هستند. . در ادامه روشهای موجود رو به عنوان نت پیشگیرانه تو تیم نرمافزاری بررسی میکنیم.

اعضای تیم مهم‌ترین بخش‌های نرم‌افزاری هستند اما بدون ابزار مناسب تیم‌ها کارایی مناسبی نخواهند داشت. اما برای ارتباطات درون تیمی، بین تیمی، بین تیمی و ابزارهای موجود وجود دارد که می‌تونن به شکل self-hosted یا cloud-based مورد استفاده قرار گیرند. همچنین برای کنترل نسخه کد، دیزاین‌ها، مستندات، مدیریت کارها، گردش کارها و … همین مدل انتخاب‌ها وجود دارد. نت پیشگیرانه در زمینه انتخاب کنید بین self-hosted و cloud-based پیشنهاد ویژه‌ای برامون ندارد.

اگر از ابزارهای self-hosted استفاده می‌کنین:

  • بروزرسانی دوره‌های نرم‌افزارها برای حل مشکلات امنیتی، کارایی و …
  • تهیه نسخه پشتیبان از داده های موجود. بازه اجرایی این روتین با توجه به تغییر در تیم‌های مختلف متفاوت.
  • افزایش/کاهش منابع سختافزاری مصرفی با مانیتور کردن مصرف فعلی. این کار بهتره به صورت بازبینی‌محور انجام بشه.

اگر از ابزارهای مبتنی بر ابر استفاده می‌کنین:

  • تهیه نسخه پشتیبان از داده های موجود (سازگار با سایر ابزارهای ابری) با توجه به امکان فیلتر/تحریم
  • بررسی دوره های و پیش از موعد امکان تمدید (در ابزارهای مبتنی بر اشتراک در صورت)

هدف این جلسه بازبینی، ارزیابی و هدف گذاری برای هر کدوم از اعضای تیم است که باید به صورت برنامه ریزی شده و دوره های انجام شود. در قالب همین جلسه می‌شه اختلافات کوچک درون‌تیمی رو شناسایی کرد و قبل از بزرگ شدن مشکل، راه حلی رو براش اجرا کرد. پیدا کردن مشکلاتی مانند کم‌شدن کارایی، و … هم از طریق همین جلسه امکان‌پذیر است. جلسه تک‌به‌تک باید به شکل‌بینی‌محور اجرا شود و در هر دوره باز مقایسه شود با دوره‌های قبل ارزیابی شود.

ارتباط انسانی و حسی می‌تونه اعضای تیم رو به هم نزدیک‌تر می‌کند و آن‌ها را از شرایط روحی و جسمی دیگر اعضای تیم رو بالا ببره. این مدل ارتباطات سیستم عامل تو محیط کار و در زمان انجام کار شکل نمی‌گیرن و نیاز به برنامه‌های جدا از روند انجام کارهای اصلی دارن و گاهی نیاز به اعضای تیم برای مدت کوتاهی کار نکنن.

تیم‌سازی هم باید به صورت دوره‌ای و برنامه‌ریزی شده باشد و هم با هدف انجام شود. افزایش حس تعلق و فعالیت شغلی (Loyalty/Engagement) با روش‌های مختلف پداش مالی و …)، به کمک اعضا برای ارتباط گرفتن با کار معنادار (با جابجایی نقش، سمت و مسئولیت‌ها) می‌توان از تیم‌سازی باشن. گاهی هم لازمه با بررسی بازبینی‌محور افراد رو از تیم حذف یا به تعدادشون اضافه کنیم.

تو صنعت زمانی رو که برای انجام روتین‌های تعمیری یا اصلاحی می‌کنن از طریق محاسبات ریاضی و با توجه به انتخاب می‌کنن. هزینه فرصت از دست رفتن میسنجن. فرصت فرصت از دست رفتن در واقع یک تصمیم مهم بین توقف تولید برای انجام اصلاحی برای مدت زمان محدود و محدودیت توقف تولید به دلیل خرابی دستگاه‌هاست. همونطور که بالاترین اشاره را منبع اصلی تیمهای نرمافزاری اعضای تیم هستند. این خطر در تیم نرمافزاری یعنی از دست دادن افراد (ترک تیم، کم شدن وفاداری و …) بنابراین با روتین پیشگرانه می شود تا حدی این خطر و محتمل شدن هزینه گزاف تیمسازی مجدد کاهش داد.

[1] تعمیر و نگهداری پیشگیرانه به عنوان کلید تولید کارآمد

اگر دوست داشتی امتیاز دادن یادت نره!