مدیریت و اجرای انواع فعالیت‌های هر کسب و کار می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. به همین دلیل است که مدیران از ابزارهای نرم‌افزاری برای استفاده یا خودکارسازی این فعالیت‌ها استفاده می‌کنند. نرم افزارهای سازمانی به ویژه برای کسب و کارهای کوچکی که میخواهند به سرعت رشد کنند نیاز است. در ادامه این مقاله به معرفی پرکاربردترین انواع نرم افزارهای کسب و کار می‌پردازیم.

نرم‌افزارهای کسب و کار که به انگلیسی Enterprise Application Software نامیده می‌شوند، آندسته از برنامه‌های کامپیوتری هستند که به کسب و کار کمک می‌کنند تا فعالیت‌های واحدهای مختلف خود را خودکارسازی کرده و به منظور تجاری خود دست پیدا کنند. این نرم افزارها در فرآیندهای مختلف تولید، بازاریابی، فروش، مدیریت محصولات و … مورد استفاده قرار می گیرند.

این نرم افزارها باعث کاهش هزینه های سازمان، بهبود نوآوری، افزایش بهره وری و پاسخگویی سریع به مشکلات می شوند. به علاوه، دقت، سرعت و پذیرش اجرای فرآیندهای سازمانی نیز می‌تواند افزایش یابد. به همین دلیل است که سازمان‌ها و کسب و کارهای امروزی خیلی سریع از گذشته رشد می‌کنند.

نرم افزارهای اداری بسیاری را برای کسب و کارها فراهم می کنند که باعث رقابتی ماندن آنها می شود. این مزیت رقابتی یک از اصلی ترین انتخاب نرم افزارهای کسب و کار است. به عنوان نمونه، این نرم افزارها فعالیت های واحدهای سازمانی را خودکارسازی می کنند. آنها با ثبت داده‌های مربوط به فعالیت‌های مختلف کسب و کار، در جریان دقیق وضعیت سازمان قرار می‌گیرند و کنترل کامل آن را ممکن می‌سازند.

این نرم‌افزارهای امنیتی داده‌ها را می‌پذیرند و از ضررهای مالی ناشی از درز اطلاعات جلوگیری کرده و اعتبار شما را بیشتر می‌کنند. آنها امکان نظارت بر فعالیت‌های کسب و کار را دارند و گزارش‌های متنوعی را از فعالیت‌ها و سازمان‌های مختلف در اختیار شما قرار می‌دهند. قابلیت سایر نرم افزارهای سازمانی که برای کسب و کارها رقابت می کنند، صرف هزینه ها و صرفه جویی در بودجه می شود. علاوه بر این، از نرم‌افزارهای سازمانی باعث رضایت بیشتر افراد می‌شود و افرادی نیز می‌توانند به نوبه خود، در مدت زمان ایجاد مزیت رقابتی در سازمان می‌شوند.

یک نرم افزار کسب و کار، ابزاری است که سازمان های کوچک و بزرگ برای رفع نیازهای خود و خودکارسازی فعالیت هایشان از آنها استفاده می کنند. این نرم‌افزارها انواع دارند و در واحدهای مختلف و برای خودکارسازی فعالیت‌های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه معرفی نرم افزارهای پرکاربرد و کار میپردازیم:

1. نرم افزارهای حسابداری

2. نرم افزارهای مدیریت و ردیابی زمان

3. نرم افزارهای مدیریت پروژه

4. نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

5. نرم افزارهای اتوماسیون مارکت

6. نرم افزارهای کار تیمی و ارتباطی

7. نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار و مدیریت ها

8. نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده

حسابداری بخشی ناپذیر از فعالیت های هر کسب و کار است. انواع مختلفی از نرم افزارهای سازمانی برای فعالیت های خودکارسازی مربوط به حسابداری وجود دارند که می توانند سازمان های شما را ارزیابی کنند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا از زمان خود استفاده کنید و نظارت بر نقدینگی سازمان، ثبت مخارج، پرداخت مالیات و … را به راحتی انجام دهید. یک نرم افزار حسابداری به شما اجازه می دهد سوابق مالی خود را دقیق و به روز نگه دارید.

یکی از مهم ترین قابلیت های نرم افزارهای حسابداری، مدیریت حقوق و دستمزد است. یک نرم افزار حقوق و دستمزد، به سازمان شما امکان می دهد تا به طور دقیق پرداخت حقوق و دستمزد، تهیه فیش های حقوقی، پرداخت های پایان سال و موارد مربوط به حقوق و دستمزد را خودکارسازی کند. نرم افزارهای حسابداری می‌توانند سایر پرداخت‌ها و دریافت‌ها را انجام دهند.

خودکارسازی و ساده‌سازی تراکنش‌های پرداخت شما می‌تواند به شما امکان می‌دهد تا برای گردش کارها بسیار آسان‌تر انجام دهید و به صورت عملی انجام دهید. خودکار کردن صورتحساب ماهانه و پرداخت‌های خودکار می‌تواند حجم شما را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. پرداخت‌های خودکار می‌تواند به احتمال فراموشی کمک شما برای پرداخت فاکتورها کند.

نرم‌افزار مدیریت و ردیابی زمان به سازمان‌ها و کارکنان آنها اجازه می‌دهند تا از طریق مستندسازی دقیق زمان صرف شده برای انجام کارهای مختلف، به مدیریت مدیریت زمان کمک کنند. زمان یکی از مهم ترین منابع هر کسب و کار است و این ابزارها به سازمان ها اجازه می دهند تا نحوه مدیریت و بهره برداری از زمان را بهتر ارزیابی کنند. وقتی درک کنید که زمان در سازمان چگونه صرف می‌شود، تشخیص دهید که کدام کارها به بیشتر نیاز دارند و کدام کارها به صرفه‌جویی نیاز دارند. این نوع نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد تا گزارش‌هایی از مصرف زمان در سازمان‌ها داشته باشید و حتی زمان دقیقی برای کارها یا پروژه‌های خاص، توسط افراد و واحدهای مختلف را داشته باشید. نرم‌افزارهای مدیریت و ردیابی، در صورت امکان پذیری زمان‌بندی، می‌توانند اجرای برنامه‌های روزانه و برنامه‌ریزی کارها را نیز زمان‌بندی کنند.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند برای مدیریت فعالیت‌های کسب‌وکار و کار شما برای تامین‌کننده‌ها استفاده کنند. این نوع نرم‌افزار به امکانات کاربران را می‌توان برای برنامه‌های سازماندهی پروژه‌های پیچیده و تقسیم آنها به بخش‌های کاری کوچکتر می‌دهد و در عین حال یک دید کلی از پروژه می‌کند. این نوع نرم افزارها اساساً برای سازماندهی پروژه های بزرگ سازمانی به کار می روند و از این نظر با ابزارهای مدیریت کارهای شخصی متفاوتند. از نمونه‌های این نرم‌افزارها می‌توان از Trello و Microsoft Project نام برد. این نرم‌افزارها، سازماندهی و مدیریت پروژه‌ها را می‌توان به راحتی درک کرد و به شما امکان می‌دهد تا با تقسیم پروژه‌های پیچیده به وظایف کوچکتر، کارایی کسب‌وکار خود را افزایش دهید. این نوع نرم‌افزار نه تنها به شما امکان می‌دهد که مدیریت پروژه‌ها را در کسب و کار خود بهبود بخشد، بلکه می‌توانید بدانید که منابع شما دقیقاً چگونه، کجا و چرا مصرف می‌شوند.

فروش بیشتر و ارتباط قوی با مشتریان برای افزایش سودآوری و موفقیت هر کسب و کاری است. اما هر چقدر هم که فروش شما ماهر باشد، بدون استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی، نمی‌توانید خدماتی را که از همه ظرفیت‌ها و فرصت‌های فروش محصولات و بازاریابی خود به مشتریان استفاده کنید، داشته باشید. نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری یا ابزارهای CRM هستند که تضمین می‌کنند هیچ‌کدام از این فرصت‌ها را از دست می‌دهند و تیم شما را از وضعیت هر مشتری آگاه می‌سازد. این نرم‌افزار، در واقع لیستی از مخاطبان و سازمان‌ها است که چگونه و مکان شما با مشتری (شامل حضوری، تلفنی، ایمیلی، از طریق شبکه‌های اجتماعی و غیره) و نمایش کلی از روابط شما با هر یک از آنها را می‌دهند. . این نرم افزارها همچنین برای پیگیری سرنخ ها، مدیریت سفارشات، برنامه ریزی تبلیغات و ارزیابی اثربخشی آنها به شما کمک می کنند.

ارتباط و کارآمد، هم در داخل کسب و کار و هم در خارج از سازمان و با مشتریان، برای موفقیت یک کسب و کار ضروری است. نرم افزارهای ارتباطی به کمک ابزارهایی هستند که این ارتباط و مدیریت آن را ایجاد می کنند. این ابزارها می‌توانند شامل نرم‌افزارهای گردش کار، نرم‌افزارهای پیام‌رسان‌ها باشند و و حتی نرم افزارهای اتوماسیون می شوند. وجه مشترک همه آنها ایجاد امکان برقراری ارتباط و سریع و آسان بین افراد است. نرم‌افزارهای ارتباطی، مانند Skype و Slack، به تیم شما اجازه می‌دهد تا ارتباط و همکاری تحقیقاتی در تمام پروژه‌ها داشته باشید و به کسب و کار شما اجازه می‌دهید بدون توجه به محل فیزیکی استقرار آن، با مشتریان و جستجو در نقاط مختلف جغرافیایی ارتباط برقرار کنید. کنند. با استفاده از نرم افزارهای گردشی و استفاده از ارتباطات به کسب و کار شما این امکان را می دهید که افق های بازار خود را گسترش دهند و ارتباطات بین اعضای تیم شما را تقویت کنند.

نرم افزارهای اتوماسیون به خودکارسازی کارهای تکراری مربوط به یک علامت می‌پردازند. این تکراری می‌تواند شامل ایمیلی، پست‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی و حتی تبلیغاتی کمپین باشد. این ابزارها نه تنها کارایی را افزایش می‌دهند، بلکه می‌توان بهتر و شخصی‌تری را برای مشتریان خود تجربه کرد. یک نرم‌افزار اتوماسیون را به شما امکان می‌دهد تصمیم‌گیری کنید که دیجیتال خود را بدون نیاز به «ارسال» دستی هر ایمیل، پیام، کمپین یا پستی که ایجاد کنید، اجرا کنید. ابزارهای اتوماسیون مناسب برای شما کمک می کند تا مخاطبان خود را شناسایی کنید، به گونه ای که آنها را به طور خودکار طراحی کنید و به طور خودکار بر اساس زمان بندی و رفتار رفتار با آنها ارتباط برقرار کنید. به این ترتیب، زمانی که کمپین اجرا می‌شود، می‌توان کارهای دیگری را انجام داد و در نهایت پس از دریافت نتایج، برنامه‌ریزی خود را تجزیه و تحلیل و در صورت لزوم اصلاح کرد. بنابراین اتوماسیون شما می توانید در زمان و منابع شما صرفه جویی کنید و درآمد داشته باشید و ROI را افزایش دهید.

یکی از مهم ترین و کاربردی ترین نرم افزارهای سازمانی، نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار است که به شما کمک می کند تا فعالیت های مختلف سازمان را خودکارسازی و از یک نقطه مدیریت کنید. اتوماسیون کسب و کار یعنی به طور سیستماتیک فرآیندهای دستی را بر اساس قوانین و به صورت هوشمند، تجزیه و تحلیل و تجزیه و تحلیل و خودکارسازی کنید و سازمان ها برای انجام این کار از نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار استفاده کنند.

این فناوری به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهایی را که معمولاً توسط کارکنان اداره می‌شوند، ساده‌سازی کنند. برای مثال، شرکت‌ها می‌توانند از این نرم‌افزارها برای مراحل خودکارسازی و کارهای مرتبط با استفاده از نیروی انسانی جدید استفاده کنند. سایر فرآیندهایی که به این شکل خودکاسازی می‌شوند می‌توانند شامل مدیریت حساب‌ها و پرداخت‌ها و بررسی مفاهیم تجاری باشند.

نوع دیگری از نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، نرم افزار مدیریت یا BPMS است. این نرم افزار برای بهبود فعالیت های سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل و تحلیل های آن استفاده می شود. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) با استفاده از ابزارهای مختلف مانند مدل سازها، به شرکت هایی در طراحی، مدل سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کاری خود کمک می کند. فرآیندهایی که با این نرم افزارهای خودکارسازی می‌توانند تعریف دقیق و مشابهی در سراسر سازمان داشته باشند و تکرار شوند.

پایگاه داده مجموعه ای از داده ها یا اطلاعات سازمان یافته شده است. نرم افزارهای مدیریت پایگاه نیز ابزارهایی هستند که برای ذخیره، جستجو، استخراج یا حذف اطلاعات از پایگاه های داده می شوند. علاوه بر این، از این ابزارها برای حفظ امنیت و حفظ امنیت سازمانی استفاده می‌شود. از کارکردهای ابزارهای مدیریت پایگاه داده می‌توان مدیریت سوابق مانند شماره تلفن، لیست پستی، کاتالوگ و غیره باشد. این نرم افزارها از نرم افزارهای متعددی دارند و از نرم افزارهای ساده تری مانند MS Access تا ابزارهای مدیریت پایگاه داده های بزرگ و پیچیده مانند SQLمایکروسافت و Oracle را شامل می شوند. این نرم افزارهای قابل انتقال از داده ها و همینطور امکان تبادل اطلاعات با سایر نرم افزارها را می توانند داشته باشند و برای استفاده از آنها و ثبت داده ها، محدودیت ها از نظر حجم و تعداد داده هایی که می خواهید داشته باشید.

اگر دوست داشتی امتیاز دادن یادت نره!