اگر بخواهیم به طور خلاصه پروژه مدیریت را می‌توانیم بگوییم که: «تخصیص، بررسی و کاربرد منابع انسانی برای دستیابی به اهداف مشخص در یک دوره زمانی».

این تعریف به‌خوبی نشان می‌دهد که مدیریت پروژه ۲ بسیار مهم است وجود خاص و دومی هر دوره خاص. پس باید در نظر داشته باشید که باید حتما این ۲ عامل را در نظر بگیرید تا بتوانید مدیریت پروژه را طبق اصول انجام دهید. همچنین شخصی که مدیریت پروژه را در یک شرکت می‌دهد باید با این رشته به خوبی آشنایی داشته باشید.

این شخص با به‌کارگیری دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک‌های پروژه‌های خاص شرکت را مدیریت می‌کند. شرکت‌های بزرگ معمولاً سعی می‌کنند برای شرکت‌های مهم شرکت‌شان یک مدیر پروژه‌هایی که می‌توانند تا کنترل بهتری روی پروژه‌های شرکت داشته باشند. در نهایت در یک مدیر پروژه ارشد همه مدیران پروژه را مدیریت می‌کند.

مدیر پروژه باید تجربه بسیار بالایی داشته باشد تا ارشد در مواقع بحران کنترل مناسب روی پروژه‌های شرکت داشته باشد.

مدیریت پروژه در راستای مسیر پروژه و به منظور دستیابی به تعادل اقتصادی و قابل توجیه، بین ۳ عامل هزینه، زمان و کیفیت است. همچنین مدیر پروژه حین انجام پروژه، با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های کمکی تا پروژه پروژه را به‌درستی کنترل کند. طبق قوانین و اصول، کنترل یک پروژه از سه روش زیر استفاده می‌کند:

1. تعیین وضعیت پروژه

2. ارزشیابی وضعیت پروژه واقعی یا برنامه

3. انجام لازم در جهت بهبود پروژه

برخی از مدیران تصور می‌کنند که اگر هر یک از اعضای سازمان وظیفه خود را به خوبی انجام دهند، نیازی به نقش مدیر پروژه نیست. تنها دلیلی برای این تصور اشتباه وجود دارد که این دسته از مدیرانی هستند که مدیریت پروژه را در سازمان درک کردند.

مدیریت پروژه در سازمان مانند نخ تسبیح است! چیزی که نمی‌شود، اما مهره‌ها را کنار هم نگه می‌دارد. با ذکر یک مثال مدیریت پروژه در سازمان را بیشتر توضیح می‌دهیم. سه تیم A، B و C را در یک پروژه انجام دهید. تیم A و C ارتباطی باهم ندارند و وظایف هرکدام مجزاست. اما بخشی از فعالیت های هر دو تیم به گروه ب وابسته است. اگر A و C درخواست‌هایشان را به تیم C بدهند، مشکلات زیادی به وجود می‌آید. مثلا ممکن است هر دو تیم باهم به C درخواست بدهند یا اینکه هیچکدام درخواستی نداشته باشند. اما زمانی که مدیر پروژه حضور دارد، درخواست‌های A و B را مدیریت می‌کند و C با حجم کار زیاد خواهد شد. اگر همین ساده را به فرآیندهای پیچیده‌تر در پروژه‌های مختلف بسط دهید، متوجه مدیریت پروژه در سازمان‌دهی می‌شوید.

مدیر پروژه فردی است که پروژه را بررسی می کند تا از انجام درست و دقیق آن در محدوده زمانی و مالی مطمئن شود. یکی از اولین اهداف تعیین پروژه است. در مرحله بعد است که یک برنامه آماده شده و هر کدام از اعضای پروژه را مشخص می کند و برای هر وظیفه ای که باید تعیین کند.

او در کنار تنظیم برنامه زمانی باید به برنامه مالی (بودجه) پروژه هم توجه داشته باشد تا بدون اتلاف منابع مالی، هزینه‌های غیرقابل پیش بینی را نیز پوشش دهد.

پروژه های معمول مدیران با استفاده از روش مسیر بحرانی (CPM) برنامه ریزی ها را انجام می دهند. فرمول CPM فعالیت های پروژه های مختلف را به ترتیب و سازماندهی به بهترین شکل ممکن زمانبندی و دهی می کند.

معمولا مدیر پروژه با استفاده از روش بحرانی (CPM)، برنامه ریزی خود را می دهد. روش مسیر بحرانی، فرمولی است که فعالیت‌های پروژه‌های مختلف را به ترتیب انجام می‌دهد و می‌تواند به بهترین شکل ممکن، زمان‌بندی می‌کند. پس از مشخص شدن برنامه مالی و زمانی، لازم است مدیر پروژه سایر مدیران را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهد و وظایف اعضای تیم را به آن‌ها یادآوری کند. استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide)، 5 گروه از فرآیندهای مدیریت پروژه را مشخص می‌کند که باید توسط مدیر پروژه مورد توجه قرار گرفته و توسط اعضای تیم به دقت اجرا شود.

پنج گروه مدیریت پروژه به شرح زیر هستند:

  • آغاز
  • برنامه ریزی
  • اجرا شود
  • نظارت و کنترل
  • تکمیل

راهنمای پیکره‌ای دانش مدیریت پروژه (راهنمای PMBOK)، این گروه‌ها را به عنوان مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فعالیت‌هایی معرفی می‌کند که با همبستگی متقابلی دارند و برای رسیدن به نتیجه، یا خدماتی از پیش تعیین شده به اجرا درمی‌آیند.

مدیریت برنامه های مدیریتی از ابزارهای پروژه، هم آنلاین و هم موبایل، برای کمک به شما در مدیریت پروژه ها، در قرار دادن آنها. در ادامه به ابزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم.

نقشه گانت

نسخه آنلاین زیادی با نسخه دستی دارد. نقشه های مهم گانت، خصوصی و مشارکتی هستند. اما آن‌ها ساختار اصلی خود را شامل می‌شود که شامل یک صفحه خاص در سمت چپ و جدول سمت راست است، حفظ کرده‌اند. نقش در سمت چپ لیست شده و جدول زمانی برای می‌شود، یک وضعیت از تاریخ شروع تا تاریخ پایان کشیده شده است. از این نوار برای برنامه ریزی و زمان بندی پروژه استفاده می شود.

داشبورد

ساخت داشبورد می‌تواند آسان یا پیچیده باشد. پایه، داشبورد مجموعه‌ای از مکان‌هایی مانند بودجه، وضعیت فعالیت‌ها، حجم کار تیم و وضعیت کلی برنامه است. این ابزار، یک سطح بالا از پروژه و پیشرفت آن می‌دهد.

داشبورد ابزار ایده آلی برای به روز نگه داشتن ذینفعان درباره پروژه است. زیرا آن‌ها معمولاً نمی‌خواهند بدانند. از داشبوردها باید دسته‌ای از گزارش‌های متفاوت را به‌طور دستی جمع‌آوری کنند و سپس آن‌ها را در یک برنامه دیگر سرهم کرده تا داشبورد ایجاد شود.

لیست فعالیت ها

با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت فعالیت‌ها، ویژگی‌ها و پیگیری آن‌ها در حین پروژه استفاده می‌شود تا از تعیین زمان تعیین‌شده تعیین‌شده، اطمینان حاصل شود. یک ابزار مدیریت پروژه خوب، به تیم‌ها امکان کنترل بیشتر فعالیت‌ها و به‌کارگیری سیستم‌های شفافیت بیشتر درباره فرآیندها می‌دهد.

پروژه تقویم

تقویم پروژه یک روش عالی برای ردیابی تاریخ هر Milestone در پروژه است. این تقویم، با برنامه زمان‌بندی و جدول زمانی همسو است و می‌تواند تعطیلات، روزهای مرخصی و سایر منابع زمان‌بندی را مشخص کند.

تابلو کانبان

کانبان یک ابزار گردش کار بصری است که بخشی از روش تولید به‌هنگام ناب است. به این معنی کار فقط در زمانی که منابع و ظرفیت وجود داشته باشد، آماده می شود.

کانبان از یک تابلو با ستون‌هایی که نشان‌دهنده چرخه‌ها و کارت‌هایی در زیر ستون‌ها هستند که نشان‌دهنده نقش هستند، ساخته می‌شوند. با برنامه‌ریزی، اجرا و تکمیل کار، کارت‌ها از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شوند. کانبان، شفافیت را فراهم می‌کند و تیم‌ها بر روی کار می‌کنند.

ابزارهای کنترل حجم کار

حجم کار یعنی میزان کاری که باید تشخیص داده شود. حجم کار می‌تواند ضعیف شود، در حالی که برخی کارها را می‌گیرند و برخی دیگر نسبتا بیکار می‌کنند. برای جلوگیری از این اتفاق، باید منبع Leveling انجام داد. هنگام تخصیص و اجرای وظایف، مهم است که بدانیم هر عضو تیم چه میزان کار را می‌توان متقبل شد.

نرم افزار مدیریت منابع

منابع هر چیزی شامل ابزار، تجهیزات، لوازم و حتی نیازی است که شما برای پروژه دارید. مدیریت منابع، به‌طوری که در صورت لزوم، ماندن، به‌ویژه زمانی که با فروشندگان و تأمین‌کنندگان خارجی روبرو هستند، پروژه‌های داخلی یک پروژه هستند. بنابراین، به ابزاری نیاز دارند که این منابع، هزینه‌های آن‌ها و هزینه‌هایی را که به آن‌ها نیاز دارند، در پروژه‌های ردیابی کند و سپس تمام آن‌ها را با برنامه‌ای که هماهنگ می‌کنند، دارند.

ورقه ثبت ساعت کاری

پیگیری ساعت کاری اعضای تیم یا پیمانکار بخشی از مسئولیت‌های مدیر پروژه است. آن‌ها به ابزاری نیاز دارند تا ساعت‌های را دنبال کنند و سپس آن‌ها کاری را تأیید کنند تا مطمئن شوند که افراد به‌موقع هستند و همه بابت کاری که انجام داده‌اند، دستمزد می‌گیرند.

ابزارهای همکاری

همکاری صرفا برای کارایی و بهره وری بیشتر است. همکاری در یک اتاق به اندازه کافی سخت است، چه برسد به این که افراد در مناطق مختلف زمانی قرار داشته باشند.

خواه تیم شما دارای تعداد زیادی کارمند از راه دور یا مشتری خارجی باشد، با استفاده از ابزارهای همکاری می‌توانید زمان پاسخگویی به ایمیل را کاهش دهید و به ارتباطات حیاتی پروژه کمک کنید. این امر به‌ویژه می‌تواند هنگام بررسی‌های بعد از اتمام پروژه یا هنگام جستجوی پرونده‌های مهم و مکالمات پروژه‌های بزرگ، مفید باشد.

مدیران پروژه به زمینه فعالیت‌هایشان می‌توانند مدرکی در موضوعاتی مانند مهندسی (برای نظارت و بررسی پروژه‌های ساختمانی) یا علوم کامپیوتر (برای کار در بخش آی.تی) داشته باشند. مدرک MBA هم برای مدیران پروژه در رشته های مختلف مفید است.

در خودِ رشته‌های مدیریت پروژه، گواهینامه‌های خاص وجود دارد که باید آنها را وادار کرد. یکی از مهمترین آنها، گواهینامه «متخصص مدیریت پروژه» (PMP) است که از طرف مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) ارائه می شود.

داشتن گواهینامه‌ی PMP شرط لازم خیلی از شرکت‌ها برای استخدام مدیر پروژه است. مدیران پروژه همچنین می‌توانند مدرک داشته باشند «دستیار تایید شده‌ی پروژه مدیریت» (CAPM) را نیز می‌پذیرند که به عنوان سنگ زیربنای PMP شناخته می‌شود.

مدیران آینده

اگر دوست داشتی امتیاز دادن یادت نره!