شروع یه برنامه ریزی درست، با اولویت بندیه. یه اولویت بندی دقیق، باعث میشه ما نه از اهداف بلندمدتمون بمونیم، نه از کارهای فوریمون. ماتریس ایزنهاور یا ماتریس فوری – مهم هم، ماتریسیه برای اولویت بندی.

آشنایی با ماتریس ایزنهاور

این ماتریس توسط Stephen Covey تویوی کتاب پرفروشش به اسم « هفت عادت مردمان روش» با الهام از سخنرانی های دوایت ایزنهاور، 34اُمین رئیس جمهور آمریکا، خلق شده. دوایت ایزنهاور، که به رئیس جمهور پرکاری بود، توی یکی از سخنرانی های معروفش میگه: «من دو نوع مشکل دارم. کارهای مهمی فوری نیستن و کارهای فوری که زودی ندارن.

ماتریس ایزنهاور، با دو تا از خصوصیاتی که اولویت بندی روزمره ما هستن، سر و کار دارد و کمک می کند که هیچ کدوم رو فدای دیگری نکنیم. بر اساس این ماتریس، هر فعالیتی در یکی از چهار دسته بندی زیر قرار میگیره:

1. مهم و فوری: کاری که هم ددلاین به شدت نزدیکی داره و هم در مورد بلندمدتمونه.

2. مهم ولی غیرفوری: کاری که در بلندمدت برای رسیدن به اهداف لازمه ولی هنوز ددلاین مشخصی ندارد.

3. بی اهمیت ولی فوری: کاری که نیازی به شخص ما ندارد ولی باید به سرعت انجام شود.

4. بی مهم و غیرفوری: کاری که نه به حضور ما نیازی دارد و اجله و الزامی در انجامش نبست.

ما به طور کلی برای هر یک از چهار ربع ماتریس، استراتژی مشخصی داریم.

  |  برند سازی پزشکی |  ماتریس ایزنهاور و کاربرد آن در مدیریت فعالیت ها
| برند سازی پزشکی | ماتریس ایزنهاور و کاربرد آن در مدیریت فعالیت ها

هرچیزی که توی ربع اول ماتریس قرار میگیره، باید توی همون روز یا نهایتاً روز بعد، انجام بشه. خوبه برای انجام این دسته از فعالیت ها، از تیمر و تقسیم زمان دقیق استفاده کنیم تا اون ها رو با نهایت سرعت، دقت و بازدهی بدیم. به عنوان مثالی که باید توی همون روز آپلود بشه، حتما باید تو لیست صدر انجام بشه.

چیزهایی که توی ربع دوم ماتریس قرار میگیرن، مواردی هستن که باید براشون برنامه ریزی کنیم. این دسته از فعالیت های اصولاً زیاد دارن ولی برای انجامشان ددلاین مشخص نشده است. یه نمونه از این فعالیت ها، میتونه خرید یه سیستم جدید باشه. کاری که فکر کنم براش نکنیم، مدام به تعویقش میندازیم.

ربع سوم به موارد اختصاصی دارد که فوریت و محدودیت دارن، ولی الزامی ندارد که شخص شما آن رو انجام دهد. به عبارت دیگر اون فعل به خصوص، به مجموعه مهارت ها یا دسترسی های شما نیازی ندارد. این ها اون دسته از کارها هستن که بهتره به دیگران پیشنهادشون کنیم و خودمون انجامشون ندیم. مثلاً وقتی باید از یه ویدیو کنفرانس یادداشت برداری بشه، میتونی اون رو به شخص دیگه ای بسپریم.

توی ربع چهارم، کارهایی قرار دارن که اصلاً نباید انجامشون بدیم. از اونجایی این دسته از کارها، نه که دارن و نه فوریت، بهتره که کنار بذاریمشون. عموم فعالیت هایی که برای ما لذت آنی به همراه داشته ولی در نهایت دارای خاصیت برای ما ندارن، جاشون توی ربع چهارم ماتریسه. در نهایت، همه ما گاهی اوقات به تفریحات لحظه ای یا وقت تلف کردن نیاز داریم ولی اگر حواسمون بهشون نباشه، از کنترلمون خارج میشن.

فواید استفاده از ماتریس ایزنهاور

یکی از راه های اصلی استفاده از ماتریس ایزنهاور، فرار از «تله فوریت» است. همه ما به طور ناخودآگاه، مواردی که ددلاین مشخص نیستن رو مدام به تعویق میندازیم. برای همین هم هیچ وقت مهمی رو که براشون برنامه ریزی نکردیم، انجام نمیدیم. با ماتریس ایزنهاور، همه این کارها و فعالیت ها توی ربع دوم قرار میگیره. یعنی ربعی که باید براشون برنامه ریزی کنیم. این شکلی هیچ کدوم از کارهای مهم رو پشت گوش نمیدنازیم.

علاوه بر این، از اونجایی که ماتریس ایزنهاور یک نوع ابزار اولویت بندی برای فهرست انجام نشده است. نوشتن کارهای انجام نشده توی فهرست انجام نشده ها به جای حفظ کردنشون هم، باعث میشه که ذهنمون آزادتر بشه و بهره وریمون بالا بره.

در نهایت، استفاده از ماتریس ایزنهاور، به ما کمک می کند که بین زندگی شخصی و کاریمون، حفظ کنیم. در خصوص جدا کردن یا نکردن ماتریس ایزنهاور برای زندگی شخصی و حرفه ای هم، دو تا دیدگاه وجود دارد:

1. یکی از ماتریس برای زندگی شخصی و کاری: در این حالت، زندگی شخصی رو فدای کار نمی کنیم و کارهای مهم شخصی هم، راه خودشون رو به فهرست کارهامون پیدا می کنن.

2. جدا کردن ماتریس برای زندگی شخصی و کاری: توی این حالت، برنامه ریزی ما نظم بیشتر پیدا میکنه. چون کارهای شخصی و حرفه ای، بین تمایز قائل میشیم. البته اگر آن دسته از افراد هستند که مدام کار رو به زندگی شخصی اولویت میدن، احتمالاً با این جدا کردن، شخصیتون رو به کلی نادیده میگیرین.

نکاتی در استفاده از ماتریس ایزنهاور

برای استفاده از هرچه بهینه تر از ماتریس ایزنهاور، خوبه که توی هر کدوم از ربع های ماتریس، بیشتر از 8 تا کار یا فعالیت های قرار ندیم تا جنبه رویاپردازی پیدا نکنه و بتونیم به درستی مدیریتش کنیم.

یکی دیگه از اصولی که بهتره رعایت کنیم، شروع کردن از ربع ماتریسه. در واقع هرچی از ربع چهارم به سمت ربع اول میریم، کارها از ما وقت بیشتری میگیرن. پس بهتره که به ترتیب زیر عمل کنیم:

1.کارهایی که توی ربع چهارم قرار گرفتن رو حذف کنیم.

2.کارهای توی ربع سوم رو به دیگران محول کنیم.

3.برای کارهای توی ربع دوم، تقویم زمان مشخص کنیم.

4.کارهای توی ربع اول رو توی فهرست کارهای انجام نشده اون روزمون قرار بدیم.

دست آخر، نوبت استفاده از کد رنگ برای مدیریت بهتر فعالیت هاست. به طوری که هرکاری که توی ربع اول قرار میگیره رو با رنگ سبز، کارهای توی ربع دوم رو با رنگ زرد، موارد ربع سوم رو با رنگ آبی و هرچیزی که توی ربع چهارم قرار داره رو با رنگ قرمز، هایلایت کنیم تا با یک نگاه. متوجه بشیم باید با هر کار، دقیقاً چگونه برخورد کنیم

اگر دوست داشتی امتیاز دادن یادت نره!