مکالمات تلفنی دارای آداب است که شما باید آن‌ها را در برقراری ارتباط تلفنی با مشتری رعایت کنید. رعایت آداب مکالمه تلفنی، برای جلب رضایت مشتری بسیار مهم و تصویری مناسب است از برند شما برای ترسیم می‌کند.

اما آداب مکالمات تلفنی برای کسب و کارهای کوچک و رعایت آن باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد، چرا که مشتریان معمولاً انتظار دارند مناسب و حرفه ای را از کسب و کارهای کوچک انجام دهند. بنابراین باید آداب مکالمات تلفنی می‌توان وجهه‌ی برند یا کسب و کار کوچک شما را بسیار بهبود بخشید.

اما یک کسب و کار کوچک ممکن است از بودجه کافی برای راه‌اندازی مرکز تلفن وجود نداشته باشد. استفاده از تلفن اینترنتی یا VoIP می‌تواند به شما در تهیه یک مرکز تلفن اینترنتی کمک کند.

با استفاده از تلفن اینترنتی می توانید از هزینه های خود صرفه جویی کنید. علاوه بر این، پشتیبان تلفنی شرکت شما از هر جایی که داشته اید می توانید پاسخگوی مشتریان حضور داشته باشید.

سرویس تلفن اینترنتی همکاران، نمونه هایی از تلفن اینترنتی است که می توانید آن را برای کسب و کار خود استفاده کنید.

در ادامه بیشتر درباره آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کارها و به‌خصوص برای کسب و کارهای کوچک صحبت کردن.

معنی آداب مکالمات تلفنی عبارت است از نحوه صحبت شما با مشتری و در واقع طرز بیان و استفاده از کلمات در یک مکالمه تلفنی.

یک قطعه مهم برای کامل کردن پازل هر کسب و کاری آداب مکالمات تلفنی است. اولین برخورد مشتری با کسب و کار شما معمولاً به وسیله تلفن انجام می‌شود. عامل تعیین کننده در جذب یا از دست دادن مدیریت نحوه برخورد و شما با او است.

مشتریان، کسب و کار شما را با توجه به نحوه برخورد پشتیبان تلفنی قضاوت می‌کنند. مدیریت تماس تلفنی و برخورد مناسب با مشتری، باعث ایجاد ارتباط قوی میان شرکت شما و مشتری خواهد شد.

اما ایجاد یک ارتباط قوی و خوب توسط تلفن، کاری مشکل می‌شود. هنگام تماس تلفنی نمی‌توان از حالات چهره و زبان بدن خود برای تأثیرگذاری روی استفاده از آن استفاده کرد. در عوض باید از کلمات و تن صدای مناسب برای جذب مشتری استفاده کنید. با استفاده از این عوامل، می‌توان خود را به عنوان نماینده حرفه‌ای یک کسب و کار معرفی کرد.

نمونه های زیادی از آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کار وجود دارد، اما از مهم ترین آن ها عبارتند از:

  • فوراً خود را معرفی کرده و هدف خود را از تماس بیان کنید:

رعایت این نکته ساده در ابتدای مکالمه باعث می شود تا مشتری بداند با چه کسی و برای چه در حال مکالمه است.

  • با آرامش و واضح صحبت کنید:

بسیار مهم است که مشتری صحبت شما را متوجه شوید و احساس گیج شدن به او دست ندهد. صحبت شمرده شمرده و واضح با مشتری، باعث می‌شود که آن فکر کند که شما تمام وقت خود را برای شما گذاشته‌اید.

  • گوش دهید و یادداشت برداری کنید:

سعی کنید مدیر را دستپاچه کنید و زمان کافی را برای صحبت در اختیار بگذارید. آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کار شامل شنیدن اظهارنظرهای مشتری یا درخواست‌های او نیز هست. بهتر است نکات مهم صحبت‌های مشتریان را یادداشت کنید تا بهتر بتوانید کمک کنید. همچنین اگر فکر می‌کنید به خوبی مشکل مشتری را نمی‌فهمید، از سؤال غافل نشوید بپرسید.

  • همیشه خوش برخورد:

تن صدای شما عاملی مهم در حین مکالمه با توجه به می‌شود و در حسی که از شما می‌پذیرد تأثیرگذار است. برای مثال نباید به نحوی صحبت کرد که نشان دهد شما از مکالمه با مشتری خسته شده اید. اگر برخوردی دوستانه با مشتری داشته باشید، متقابلاً او نیز با شما خوش خواهد آمد.

با رعایت نکات زیر، می‌توانید مکالمه تلفنی خود را با مشتری به خوبی پیش برده و تأثیر مثبتی از کسب و کار خود ارائه دهید.

  • به طور پیوسته به جواب دادن تماس‌ها باید باشید

مشتریان از صبر کردن طولانی برای وصل شدن تماس متنفر هستند. پس سعی مکالمات را به پیوسته پاسخ داده و مدیریت کنید.

  • وسط حرف مشتری نپرید

وسط حرف یک مشتری ناراضی نپرید! انجام این کار مشکلی نیست اما باید به خاطر داشته باشید که به تمام حرف های مشتری گوش دهید تا بتوانید مشکلی را که پیدا کنید مناسب است.

  • از کلید انتظار تلفن استفاده کنید

اگر می‌خواهید با دوستان خود مشورت کنید، به جای آن دست خود را روی گوشی قرار دهید، فقط باید از آن استفاده کنید تا مشتری را به مکالمات شما گوش دهید.

  • نحوه وصل کردن مشتری به شخص دیگر را یاد بگیرید

چگونه باید این کار را انجام دهید.

  • مشتری را در جریان کارهایی که می‌توانید انجام دهید قرار دهید

بسیار مهم است که مشتری در جریان کارهایی باشد که می‌خواهید انجام دهید. باید مطمئن شوید که مشکل را دنبال کنید و واقعاً قصد دارید به او کمک کنید.

  • هنگام صحبت با مشتری لبخند بزنید

انجام این کار ممکن است احمقانه به نظر برسد. اما تحقیقات نشان می دهد که لبخند زدن هنگام مکالمه تلفنی روی تن صدای شما نیز تاثیرگذار است.

  • نحوه مدیریت مکالمه تلفنی با مشتری ناراضی و عصبانی را یاد بگیرید

برخورد با مشتری ناراضی از آداب مشخص است. باید با این دسته از مشتریان مدارا کرده و با این دسته از مشتریان مانند «حق با شماست» یا «من هم جای شما بودم عصبانی می‌شدم» آن‌ها را آرام کرده و سپس به حل مشکل بپردازید.

  • سروصدای پس زمینه و نویزها را حذف کنید

وجود سروصدا و نویز هنگام مکالمه، کاملاً نشان‌دهنده غیرحرفه‌ای بودن عملکرد شماست. پس در مکانی ساکت به تماس ها پاسخ دهید.

امید است با توجه به نکاتی که در این مطلب گفته می شود می توانید آداب مکالمه تلفنی برای کسب و کار را به خوبی رعایت کنید، تا با مشتری ها مکالمه های رضایت بخش داشته باشید.

شما می توانید کارمندان خود را با استفاده از ابزار گزارشات حرفه ای و مکالمات در تختخواب ذخیره کنید تلفن ابری، در ارتقاء این مهم هدایت کنید. همین حالا جهت مشاوره رایگان اقدام کنید.